仕事に必要な情報も、プライベートに必要な情報も頭で覚えているだけではいつか忘れてしまいます。情報を上手にストックして管理し、いつでも必要な情報をすぐに取り出せるようにしておきましょう。瞬発力もアップして仕事効率化にも役立ちます。
■ストックする情報、ストックしない情報を見極める
情報管理方法は基本的には部屋の収納と同じ。よく取り出して使うもの、一時的にしか使わないものをわけて、よく取り出して使うものを引き出しやすい状態にしておくことが大事です。特に大事なのが使わない情報はこまめに捨てること。一時的にしか使わなかった情報は使った後にすぐ捨てるか、「一時置き場」に保管しておき、期限が過ぎたら捨てるようにすると見た目がすっきりし、必要な情報がどこにあるかがわかりやすくなります。情報も物も同じで、仕分けせずにいるとどんどんたまってしまい、どこに何がおいてあるかわからなくなります。情報も仕入れたら「よく使うもの」と「使わないもの」に振り分けて、上手に収納していきましょう。
■仕事でストックすべき情報とは？
仕事でストックしておくべき情報とは、何度も見直すことになるマニュアル系の資料や業務に必要なノウハウや知識に関する資料などです。逆に無理にストックしておかなくてもいい情報は、日々の伝達事項や仕事関係者とのやり取り、スケジュールなど。これらの情報は今使うものだけを手元に残しておいて、使わなくなったら一時保管先を決め、保管期限を過ぎたら破棄するのがお勧めです。
またいらない情報も記録として残しておきたいという方は、ストック用の情報と、いらない情報を振り分けて、それぞれを別に記録し情報を管理・保管する方法もあります。最近ではインターネット上で見た情報と自分で入力する情報とをまとめて記録できるアプリもあるため、日々のこまごまとしたことを記録として残しておきたいときには情報管理ツールを活用してみましょう。