■文字に残せるメールは大事な用件のときに
メールの最大の利点は、送る前に何度も書き直せるところです。口頭だと言い間違いや聞き間違いなどでトラブルに発展しがちですが、メールなら文字で残るので「言った言わない」のトラブルを避けることができます。打ち合わせの日程や会議の日時、仕事の依頼など「絶対に間違えられない大事な用件」のときは、メールを使うのが一番安全です。メールを送る際には何度も読み直し、誤字脱字や間違いがないかをチェックしましょう。
■メールの後に電話でフォロー
大事な用件をメールで送ったあと、さらに電話でフォローを入れると確実です。メールの文面だけでは、自分の感情などが相手に伝わりませんよね。電話だと相手の声のトーンでどう思っているかが判断できるので、メールで伝わらなかった自分の思いを伝えることができます。電話を通じて「会話」をすることで、相手との距離を縮めることも可能です。そっけないメールの文章だけでは足りないことも多いので、電話を有効に使いましょう。
■契約や謝罪などは対面で
クライアントと新規契約をするときや、こちらのミスでクライアントに大きな損害を与えてしまった場合は、メールや電話よりも対面の方がいいでしょう。契約書を交わすということはビジネスシーンではとても重要な場面なので、こればっかりはメールや電話で済ませるわけにはいきません。謝罪の場合も同じです。相手に誠心誠意が伝わるように、言葉遣いや身だしなみに注意してクライアントと直接会って話しましょう。