ビジネスでのやり取りを、メールで行う機会も増えています。電話対応とともに、メールマナーについてもきちんと身につけておきたいものですね。今回は、仕事のメールを夜遅くに送信しなければならないときに、頭に入れておきたいマナーについて紹介します。いざというときのため、チェックしてみてください。
■いつでも送信できるのがメールの魅力。だけど……
電話と違ってメールは、「受け取る側の行動を制限しない」というメリットがあります。送信しておいて、相手の都合の良いときにチェックしてもらえばOK！ こう考えると、就業後に思いついたアイデアや連絡事項などを、夜の間にメールしておけばいいや！と思う方もいるかもしれませんね。朝一番で、相手にメールチェックしてもらえる可能性も高いですから、ある意味では効率が良いと考えられるでしょう。
しかし、ビジネスメールは就業時間内に送信するのが原則です。就業時間外の突発的な事案に対応するため、会社用の携帯電話を持ち、常にメールチェックできるようにしている方も少なくありません。深夜にメールが届けば、迷惑になることも考えられます。まずはこのことを、しっかり頭に入れておきましょう。
■挨拶文を忘れない！
とはいえ……「どんな風にメールを送れば良いのか」と迷っているうちに、夜遅くになってしまうこともあるかもしれませんね。こんなときには、時間指定機能を活用し、相手にメールが届く時間を指定するのがオススメです。たとえ夜中に送信したとしても、大丈夫。「下書きに保存したまま送信を忘れる」なんて、残念な事態も防げます。
また、どうしようもない事態により、時間指定では間に合わないことだってあるでしょう。こんなときには、相手を気遣う挨拶をメールに組み込むのがおすすめです。よく使われるのが「夜分遅くに申し訳ありません」というフレーズ。