ビジネスメールでは、お互いへの挨拶をやり取りすることも珍しくはありません。しかし！ 新社会人にとっては「こんなときには、どう返信するべきなの!?」と迷ってしまうようなケースもアリ。一つ一つのケースを丁寧に想定しておけば、いざというときでも大丈夫！ 心のこもったビジネスメールを送信することができるでしょう。今回は、相手から退職の挨拶が届いたときの、メールのマナーについて解説します。
■退職の挨拶への返し方は、状況によって違う！
まず頭に入れておかなければならないのは、「退職」にはいろいろな形があるということです。定年、転職、結婚など……すべてに対して同じ返し方をしていては、心のこもったメールにはならないでしょう。退職に関するメールへの返信で、伝えなければならない内容は3つ。「これまでの感謝」と「残念に思う気持ち」、そして「相手を応援する気持ち」です。相手が社内の人なのか、それとも社外の人なのか。そしてどんな形で退職することになったのか。それらの点を踏まえて、ベストな言葉をチョイスしましょう。
■送るタイミングについて
退職の挨拶に関するメールが届いたら、なるべく早く返信するのが良いでしょう。相手への気持ちが届きやすくなります。また退職の挨拶メールは、退職する当日に送信されることも多いものです。「今日一日しっかりと内容を考え、送信するのは明日でいいか！」なんて考えていると、相手がすでに退職済みでメールが見られないという状況も考えられます。
とはいえ、退職の挨拶への返信は、必ずしなくてはならないという類のものではありません。特に一斉送信で挨拶を済ませているような場合、相手との関係性によっては、返信する必要はないでしょう。ただし、個人宛にわざわざ退職の挨拶が届いた場合や、退職される方との関係性によっては、きちんと返信をした方が良いでしょう。