バイト先の店長や先輩になにかを報告しようとしたとき「結論から先に！」とか「まわりくどくて内容がわからない！」なんて怒られてしまった経験はありませんか？ 相手になにかを報告するなら、一番先に「結論」を話すのがおすすめです。今回はその理由をご紹介します。
■相手がまず聞きたいのは「結論」
最初に結論から話さなければならないのは、忙しい相手の時間をムダに使ってしまわないためです。先に結論から話すことで、今現在抱えている他の問題との兼ね合いや優先度を決めやすくなる、というメリットもあります。
その話を聞いて今すぐに決断・指示が必要なのか、少し考えを練って慎重に対処する必要があるのか、それとも自分は話だけ聞いて対処は担当者に任せるべきなのか、相手はそれを判断したがっています。結論を先に話せばその振り分けが判断しやすくなります。またその後に続く説明も重要なポイントとそうでないポイントを見抜きやすくなり、誤った判断を防ぐ効果が期待できるのです。
■「結論」を説明するときは、主観を省き事実を中心に
ただし「結論」から先に話せばなんでもOKかというと、そうではありません。主観中心の結論では、相手が誤った判断をしてしまいかねないからです。たとえばバイト先でお客様ともめていることを報告するときに、「お客さまが怒っている」とだけ報告してしまうと、まず謝罪が必要なのか事実確認が必要なのか、次に打つべき手がよくわかりません。
「お客さまから○○の件についてご指摘があり、責任者からの謝罪を求められています」と報告すれば、相手が次に何をすべきか判断しやすくなります。結論は主観ではなく、事実中心に述べるようにしましょう。
■時系列・大小・順番に沿って説明する
結論を一言で説明するのが難しい場合は、時系列に沿って説明するようにします。