「営業」や「経理」、「広報」といった部署は何となく仕事のイメージが沸きやすいもの。営業なら、製品やサービスについて客先と取引をしますよね。経理なら社内のお金を管理する、広報なら製品や会社自体をPRするお仕事だと分かります。
その一方で、どの企業においても必ず存在するのに、あまりイメージが沸かない存在が「総務」です。学生だけでなく社会人になっても、総務が何をするのか把握している人はそんなに多くないのでは。
会社に必要不可欠だけど、影が薄い総務の役割について、元総務課員だった筆者がざっくりと紹介していきましょう。
総務はいわゆる『なんでも屋』総務を一言であらわすと、「社内のなんでも屋」です。しかし、これが逆に総務の役割イメージをぼんやりさせているかもしれませんね。
総務の大きな役目は、「社内のどのセクションにも分類できない業務を全て担当すること」です。それがどの会社にも、総務が必ず存在する理由になります。
具体的なところでは、給与計算などの労務管理、社員の採用を含む人事、役員の秘書業務、備品や資材の購入、社内行事の企画・運営……と、その範囲は多岐にわたります。
悪く言うと雑用係的なイメージもありますが、総務がないと、会社がスムーズに回らなくなってしまうリスクもあるのです。つまり日夜、社内の“縁の下の力持ち”として活躍する存在なのです。
地味な作業だけじゃない！交渉力も必要“縁の下の力持ち”というと、コツコツした内勤作業を思い浮かべる人も多いかもしれません。しかし、実は社内外との折衝が多いのも総務の特徴です。
備品購入や行事の企画などを手配する際は、ムダな出費を減らすことに目を向けなければなりません。そのため徹底的な価格比較や交渉を行うことがあります。
また労務管理では、「出張費が多い」「残業時間が多い」といった点を他部署に注意することもあります。そのため他部署からは、「総務は小言が多い」と冷たい視線を浴びるなんてことも……。
しかし、そんなときでも主張すべきところは主張することが総務課員に求められます。折衝の中で、交渉力やコミュニケーション力が身につく部署ともいえそうです。