個人事業主や会社員が経費を申請するのに必要なのが領収書。飲食店などでレシートの代わりにもらう機会も多いが、提出した領収書に不備があり、申請が認められなかった経験のある人はいないだろうか。
領収書は提出すれば何でも大丈夫というわけではなく、きちんとした書式に基づいていないと却下される場合があるのだ。
まず、一番やりがちなのが宛名を『上』にしてしまうこと。会社名や個人名を店に告げるのが億劫で、つい「上で」と言いがちだが、これでは誰宛の領収書なのかがはっきりしない。必ず社名や個人名を書いてもらおう。
また、領収書の発行元はきちんと印刷されているものがベストだ。個人店などでありがちなのが、その場でボールペンで記入するケース。印刷されていれば、少なくとも架空の店ではない証拠にもなるので、印刷やゴム印が押されてあるものをもらおう。また、文字がカーボン式で複写になっている場合は、店側にも控えが残っているので、さらに信頼度が高い。
よく誤解されがちなのが、必ずしもレシートに代えて領収書をわざわざもらわなくてもいいということ。会社の経理によっては、レシートではなくて領収書を提出することを義務付けしているところもあるが、税務署ではむしろ場所や時間、人数が明記してあるレシートの方が、改ざんの恐れがないため歓迎される。
印紙の有無はどこで判断？
そして忘れてはならないのが、金額が5万円を超えた場合は印紙が貼ってないと印紙税法の義務違反になるということ。通常は店側がきちんと印紙を貼って領収書を発行するので間違いはないが、貼り忘れがあった場合は、その場で指摘しなければならない。
会社員が経費申告時にごまかそうとして、白紙の領収書に勝手に金額や日時を書き込んだり、金額の数字を改ざんするケースがあるが、これは私文書変造の罪に問われる可能性があるので、絶対にしてはいけない。
きちんとしたルールに則って領収書を提出することは、いわば社会人としてのマナーとも言える。近年はコンプライアンスの厳格化が求められているので、気軽に領収書に手を加えるのは厳禁だ。