社会人がメールをやりとりする上で気をつけなければいけないことの一つがコンピューターウイルスの存在。メールの取り扱い方を誤ると、会社に大損害を与えてしまうことさえあります。メールマナーから、うっかり見逃しがちな設定まで、一度確認しておきましょう。

■メールを送る場合に気をつけたいこと

メールのウイルス対策と言うと受診する場合のことに注意がいきますが、忘れてはいけないのが送信側の心得です。

まず、ビジネスメールでは、記号や装飾は基本的に必要ありませんので、テキスト書式で送る方が良いでしょう。はじめに使ったときの設定が「HTML形式」になっている場合もあるので、一度確かめてみましょう。テキストメールとして送るのであれば、絵文字や記号といった機種依存文字は送らないようにしましょう。また、半角カタカナも使わないのが基本ルールです。

うっかりやってしまいがちなのが、丸付き数字やカッコ付き省略文字です。これらは受信相手から見ると文字化けしてしまうこともあるため、使わないのが無難です。添付ファイルにも気を付けましょう。テキストメールであれば、普通はメールサイズがかなり小さく抑えられるはずです。そこに大きな添付ファイルを付けてしまうと、受信する相手に迷惑をかけてしまうこともあります。できれば50キロバイトに収まるようにしたいですね。

■メールソフトの設定で気をつけたいこと

さて、いざウイルス対策と言えば、やっぱり受信時の行動ですね。「あやしい添付ファイルは開かない」というのは常識になってきていますが、それだけではウイルスを防ぎ切れません。気をつけたいのがプレビュー画面です。便利ですから、メールをリスト状に並べた横にプレビューを表示するように設定している人も多いでしょう。しかし、強力なウイルスから見れば「プレビュー」は「添付ファイルを開いた」のと同じ状態になるようですよ。ウイルス対策の観点からは、メールのプレビュー表示はオフにしておいた方が良いでしょう。

その他に基本的なこととして、ウイルス検知ソフトをいつも最新状態にしておく、パソコンのOSも最新状態にするといったことは忘れないようにしましょう。気付かぬうちに感染してしまい、自分から他のパソコンにさらに感染を拡大させてしまうこともあります。

そしてもちろん、見知らぬ人からのメールは開かない、怪しいウェブサイトは閲覧しないといった基本的なルールも徹底しましょう。家のパソコンならいざ知らず、会社で使っているものであれば気を引き締めてかかりましょう。

■あやしいなと思ったら……

それでも、コンピューターウイルスは日々進化しているため、いつ誰のパソコンに感染するかわかりません。もし、自分のパソコンの挙動がおかしいなと思ったら、すぐに会社の情報部門に連絡を取るようにしましょう。たとえそれが、「何となく怪しいサイトを開いてしまった」という後ろめたい事情があったとしても、隠すことなくすぐに相談しましょう。後から、顧客情報が流出したなんていうことになれば、大問題になってしまいますから。

いかがでしょうか。メールのウイルス対策は会社任せではいけません。普段のパソコン使用方法にも密接に関わっていることですから、油断せずにいたいですね。

（ファナティック）