ビジネスでは、相手と打ち合わせをする機会も多いものです。忙しい者同士が顔を合わせて話をするためには、日程調整が必須です！ これをスムーズにこなせるようになれば、社会人としても一つレベルアップできるかも!? メールで打ち合わせの日程調整をするときのコツを紹介します。

■日程は複数提案

日程調整とは、双方の予定をすり合わせて、「この日なら会える！」と約束することを言います。新社会人にとっては、「なんだそんなこと」と思うことかもしれませんね。日程調整は、ビジネスだけで行うものではありません。例えば友達と遊ぶ約束をしたり、恋人とデートの約束をしたり……日常生活の中でも、ごく自然に行っています。

しかし話がビジネスとなると、難しい点も多くあります。相手が多忙な場合、または積極的に自分に会おうとはしてくれない場合など……。少ないやりとりでスムーズに日程調整を行うことは、仕事を円滑に進めていくためにも重要なことなのです。

このためには、まず日程の提案から工夫をする必要があります。ただ単に「お客様のご都合のよろしい日時はありますでしょうか」と丸投げしてはいけません。「本当にビジネスをする気があるのだろうか」と疑われてしまいます。反対に「○月○日でお願いします」と押し付けるのもNGです。高圧的な態度と思われてしまうでしょう。ベストなのは、いくつか選択肢を挙げて、相手の意見を聞いてみること。「○月○日、×日であれば終日、○月△日であれば14時以降が空いております。ご都合はいかがでしょうか」などと記載すれば、相手が困ることもないでしょう。どれも都合がつかなければ、相手に都合の良い日時を提案してもらえばOKです。

■日程とともに伝えるべきこと

日程調整の際には、日程以外にも伝えておかなければならないことがあります。それが「場所」に関する情報です。相手のもとに出向いて打ち合わせを行うのか、それとも相手に出向いていただいて打ち合わせを行うのか。これだけでも、確保するべき時間には大きな差が生まれます。最初の日程調整の段階で「場所」を明確にしておくことで、日程の調整がよりスムーズに進む可能性も高いです。

■文体は柔らかく！

日程調整では、自分の都合を押し付けるような文面は禁物です。お互いに気持ち良く仕事をするためにも、「相手が読んでどう思うのか」という点をきちんと考慮するのがマナー。予定の調整、メールへの返信をお願いするときには、「○○していただけないでしょうか」という疑問形を使いましょう。それだけで、相手の意思を尊重する、柔らかい文章になります。

些細な工夫で、スムーズな日程調整は実現できるはず！ お互いに気持ち良く仕事をするためにも、新社会人になったらぜひ実践してみてくださいね。

（ファナティック）