ビジネスメールで何よりも大切なことは、必要な情報を、正しく相手に届けることです。またスピーディーにやり取りをすることも、重要なポイント！ このためには、相手にとってわかりやすいビジネスメールを作成する必要があります。今回は、返信時のマナーである「引用」について紹介します。

■引用とは？

引用とは、人が作った文章をコピーして、自分の文章の中に用いることを言います。社会人になる前、大学でレポートを作成する際に、参考文献から文章を引用した経験がある方も少なくないはずです。そんな引用は、実はビジネスメールの世界でも盛んに使われます。

相手のメールから引用し、返信メールを作成すれば、「何について話しているのか」がわかりやすくなります。質問への回答など、誤解が生じにくいので重宝されています。

■部分引用

引用には2つの種類が存在しており、その中の一つが「部分引用」と呼ばれるものです。名前のとおり、相手のメールの中の一部分を切り取って引用する手法です。部分引用が特に使われやすいのは、相手からの質問に回答する際です。相手から「次の打ち合わせは○日の午後1時からでよろしいでしょうか」と質問がきたとき、ただ単に「はい、大丈夫です」と答えるだけでは、相手が混乱してしまう可能性もあります。

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次の打ち合わせは○日の午後1時からでよろしいでしょうか。

はい、おっしゃる通りでございます。どうぞよろしくお願い致します。
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こうした形式にすることで、質問とそれに対する回答を一度にチェックできます。

■全文引用

引用の方法、もうひとつは「全文引用」と呼ばれるものです。相手のメールの全文を引用する方法です。部分引用とは違い、相手のメールすべてをカバーできるというメリットがあります。相手にとっては「あれ!? こんな話の流れだったっけ？」なんて、以前のメールを見返す必要がなくなりますから。結果として時間短縮につながる可能性も少なくないのです。

半面、部分引用と比較して、メールが長くなりがちというデメリットもあります。ビジネスメールは、やり取りが何度も続くことも珍しくありません。あまりにも長くなれば、メールチェックにも時間がかかってしまうもの。メリット、デメリットをよく考えて、部分引用と全文引用のどちらを使うべきか判断するのがオススメです。

引用を使えば、ビジネスメールは非常に分かりやすくなります。相手に返信するときには、ぜひ引用テクニックも活用してみてくださいね。

（ファナティック）