就活時、企業の採用担当者とメールでやり取りする機会は意外に多いものですが、マナーに沿ったメールを送るということはとても重要なこと。逆に言えば、マナーにそぐわないメールは自分の評価を下げてしまいます。

そこで今回は、メールをする相手に失礼が無い、就活に最低限必要なメールマナーをお話しします。就活におけるメールのマナーをマスターして、評価につなげましょう。

■事前連絡時にチェックは始まっている

就活では、履歴書等の必要書類を送付する際に、事前連絡が必要になる場合があります。そのようなとき、相手にメールで書類送付してもよいか、了承をもらうことが重要です。

実は、このとき既にあなたの選考はもう始まっています。相手に失礼が無い形で、かつ自分の伝えたいことを過不足なく伝えられるメールの文面にする必要があるのです。

失礼の無い事前連絡メールを送る際にまず大切なのが、相手の所属と名前がしっかり書かれていること。次に、自己紹介、自分がその企業に惹かれた理由、応募したい旨、そして自分の署名がしっかり記載するということを意識しましょう。件名にも、もちろん気をつける必要があります。また、採用担当者がメールを開く際にわかりやすくするため、件名の欄に自分の大学名と名前を記載することも忘れないようにしましょう。

自己紹介を記載する際には、自分の大学名から始めるということを忘れずに。自分の大学名と学部を記載することで、怪しい人間ではない証明になります。また、署名には、自分の大学名とその学部、電話番号とメールアドレスをしっかり記載しましょう。署名の記載方法はインターネットで調べればいくらでも出てくるので、自分に合った署名の仕方を見つけてみてください。

■ビジネスマナーを意識しよう

就活で企業にメールを送る際、あなたは学生ではなく社会人として見られています。そのため、基本的なビジネスマナーに沿ったメールを送信しなければいけません。

基本的なビジネスマナーとは、時間厳守、責任感、相手を考えることです。例えば、深夜にメールを送信し、明日までに返信がほしいなどと希望を記載するのは、相手の都合をまったく考えておらず、失礼にあたります。また、企業から「何日の何時までにメールで連絡がほしい」という旨を言われた際には、その締め切りの時間までに必ず送らなくてはいけません。また、自分の書いた文面の内容に責任を持つことも重要です。自分が何日の面接を希望する、といったメールを送信したら、その予定を勝手に覆すようなことは決して行ってはいけません。このように、就活では基本的なビジネスマナーを身に着けたうえで行動をする必要があります。

例えば名刺の渡し方やお客様企業に赴く際のマナーなど本格的なビジネスマナーは、入社後に身に付けるものですが、それ以前の基本的なビジネスマナーは、就活のときに身に付けておいたほうがいいでしょう。ビジネスマナーを意識した文面を送ることで、あなたの選考における評価は上がるのです。

■返信は遅くともその日のうちに

逆に企業からメールが送信されてきた際はどうすればいいのでしょうか。文面中に、返信を求めていない旨が記載されている場合を除いて、返信はできるかぎり早くするべきです。

基本的に、メールは受信したその日のうちに返信する必要があります。企業の採用担当者は、暇ではありません。その日送ったメールの返信は、出来ればその日のうちにもらったほうが、採用担当者としてもスムーズに選考の手続きを進めることができます。

次に、どんな文面を返すべきかですが、まずは相手の求めている回答に漏れのないように答えましょう。そのために、企業の担当者が何を求めているか、メールをしっかりチェックします。企業インターンの感想を求めているかもしれませんし、面接の希望日程を聞いているかもしれません。相手の求めているものとは違う内容の返信をしないように文面をよく見るようにしましょう。

また、返信を求める旨が記載されていない場合でも、お礼を送ったほうがいい場合もあります。就活では、選考結果のお知らせが送信されてきたときなどに、企業の担当者にお礼を送ったほうが丁寧な印象を相手に与えられることもあるのです。しかし、企業から送られてきたメールに「このメールアドレスは送信専用です」などの記載がある場合は、返信をしてもかえって相手に迷惑なときもあります。

就活では、受信した文面をよく読んで、臨機応変に対応しましょう。

■日程調整は複数候補を提示が基本

就活中には、面接の日程を変更したい、というときもあります。そのようなときにどのようなメールを送ればいいのでしょうか。

まずは、事前に決めた日程に行けない場合は、誠意を持って丁寧に謝り、そのうえで日程調整の文章に入りましょう。日程調整の文面には、自分が対応できる時間帯や日程を複数提示するのがポイントです。日程を複数提示することで企業の担当者も日程を調整しやすくなります。しかし、場合によっては１回のメールでは面接日を調整できない場合も。そのようなときは、基本的にこちらが日程を再調整する必要があります。就活の間は、採用担当者の目線に立って対応することが大切です。

日程調整のメールで注意すべきことは、相手に悪印象を与えないように気をつけることです。就活中は選考の日程が重複する場合もあります。このようなときは、決して「他社の選考が入ったから」などとメールに記載してはいけません。相手に失礼にあたります。

また、体調不良などで面接日の当日にキャンセルしたい場合は、メールではなく電話で断りの連絡を入れましょう。わざわざ時間を割いたにもかかわらず、面接日の当日にキャンセルされてしまうと、担当者も困ってしまうもの。まずは、相手にしっかり謝罪したうえで、面接キャンセルの旨を伝えます。なお、このときは日程の再調整ができずにそのまま面接自体がキャンセルになる場合が多いということを意識しておきましょう。

いかがでしたか？ 就活のメールは意外に厳しくチェックされているもの。今回ご紹介したポイントを意識して、採用担当者に好印象を与えましょう。