情報化が進んでいるとはいえ、ビジネス上では、特に重要な情報は、まだ封筒など書面でやり取りするのが主流です。書面のやり取りとなると必要になるのが封筒であり、そのマナーを身につけておくことはビジネスパーソンの基本となっています。

仕事を始めて封筒の扱い方で困らないようにするために、ビジネスシーンでも活用できる基本的なマナーを知っておきましょう。

■返信用封筒の扱い方

書類を相手に送らなければならないときには、基本的に封筒で送るケースが多いです。その際に相手に返信を要求しなければならない場合はよくあります。送った書類にサインして送り返してもらいたい場合や、別の証明書類などを送ってもらいたいときに依頼状を送る場合など、ビジネスシーンでは相手に書類の送付を依頼したいケースがよくあるのです。その返送を円滑に行ってもらえるようにするために用いるのが、返信用封筒です。

返信用封筒とは基本的には自分の宛先と宛名を記入した封筒であり、送付した相手が必要な書類を入れて封をしたらそのままポストに入れるだけで使用できるようにするのが基本となっています。書類の送付を依頼するからには相手にできるだけ負担をかけないように配慮するのがビジネスマナーです。一般的には費用負担も相手にかけないようにするため、切手を貼った状態か、料金別納郵便として送れるように用意しておきます。これは、書類のやり取りをする上で知っておかなければならないビジネスツールとしてまずは覚えておきましょう。

■返信用封筒の目的と効果は？

返信用封筒を使用する目的は、相手に対して書類の送付を依頼する場合に便宜を図ることです。普段から書類の郵送をしている相手でない限りはなかなか手元に封筒がない場合もあります。メールの利用が多くなってきた現代社会では、ペーパーレス化を進める企業もあり、個人でも普段の知人とのやり取りはメールになってしまって封筒は使用しないという場合も少なくありません。そういった人たちに速やかな返信を促すのに役立つのが返信用封筒です。

宛先や宛名を予め記入しておくのは基本的なマナーですが、それが送り主にとっても受け取り主にとってもメリットになると知っておきましょう。受け取って必要書類を入れて返信する側にとっては宛名をいちいち記入せずに投函できるのがメリットです。一方、それを受け取る側としては誤送を防ぐことができるメリットがあります。返信の手間が少ないことから時間的にも速やかに返信が期待できますが、それに加えて誤送によるトラブルを避けられるため、確実に最短の時間で返信を手に入れられる方法なのです。ただマナーであるだけでなく、迅速さと確実さでも効果が高いのが返信用封筒の利用になります。

■「行」「宛」を使うシーンとは？

返信用封筒を同封して送る際の基本的なマナーとして、宛名や宛先を正確に記入しておかなければなりません。初めて記入する際には自分宛や自社宛の際にどのような表現をしなければならないかで悩んでしまうでしょう。

基本的には「宛」か「行」を宛名の最後に使用してあれば問題ありません。両者を使い分けする必要性はそれほど高くはなく、慣習として「行」を用いているケースが多いという程度です。「宛」や「行」の代わりに「御中」や「様」などを使用してしまうなどのマナー違反であり、いくら効率主義で考えたとしても使用してはならないと肝に銘じておきましょう。自分で自分に対して敬称をつけるという解釈をしても、相手に対して自分に敬称を使用するように要求すると考えてもマナーとして正しくありません。基本として「宛」か「行」を使用すると覚えておけば安心です。

■住所や名前はどこに書く？

返送用封筒を返送しなければならなくなったときに差出人の住所や名前をどこに書くのかで悩む場合もあります。送ってきた側が指定してくれていればその場所に記入すれば差し支えありません。しかし、適切な欄がない場合には自分で考えて場所を決めなければならないでしょう。また、返送用封筒を作成するときにも同様であり、どこに差出人名の記入欄を用意するかは頭を悩ませてしまいがちな点です。

基本的なビジネスマナーとして広まっているのは裏面の中央に住所や名前を記載するというものです。これにこだわりをもつ必要はありませんが、表面に書くのはマナー違反です。宛名が記載されている表面はその封筒を送ってきた人や業者のスペースであり、相容れないように心がけなければなりません。裏面の中央が別の文章で埋まっていたなら端の方に書いても問題ないでしょう。宛名よりも少し小さな字で住所や名前を記載しておくのがもう1つのビジネスマナーであり、相手に対する敬意を文字の大きさで表す方法として知っておく価値があります。