情報化社会となってビジネス上のコミュニケーションはメールが基本になってきました。きちんとしたビジネスメールを送れることは社会人として欠かせないスキルです。

特に重要なのが第一印象を決める挨拶メールであり、挨拶メールの作成時のコツを知って実践に活かしていきましょう。

■件名だけで「誰が」「何を」伝えたいのかわかる

挨拶メールをするときの基本的な考え方として、相手は自分のことを理解していないことを前提におく必要があります。また、無数の迷惑メールを受け取っている人も多いため、その中に埋もれないように配慮しなければなりません。その基本として、誰もが必ず目を向ける件名を重要視するようにしましょう。

迷惑メールかどうかを判断する際に、件名にだけは誰もが目を通します。そのため、件名で誰が何を伝えようとしているのかが簡単にわかるようになっていると、中身を読んでもらえる可能性が高くなります。挨拶であるかどうかに限らず、件名だけで内容がある程度理解できるようにしておく配慮はビジネスメールの基本として押さえておきましょう。特に初めて連絡を取る相手の場合には不審者ではないことを示しつつ、内容が相手にとっても重要なものであると理解してもらえるように件名に工夫を凝らすことが大切です。たとえ後日連絡しますという手筈が整っていたとしても、うっかり見落とされてしまわないようにするために、自分の名前や所属と、メールを送っている目的や内容について明確になる件名をつけるのが基本マナーになります。

■文の冒頭にダイジェストを置く

挨拶メールをする上では詳細な内容を伝えたいという意識が強くなる場合が多いものです。その細かな内容を全て相手に読むように促すのは難しいと考えておく必要があります。忙しい仕事の合間に読んでもらっているという姿勢を持つのが重要であり、その状況を配慮したメールの構成を考えるようにしましょう。

その際に最も重要になるのが冒頭部分で全体の趣旨がわかるようにすることです。全体のダイジェストを冒頭に置いておくと、メールを開いたらその部分は少なくとも読んでもらえます。そして、詳細について参照しやすく構成を練っておくと、興味があれば詳細な内容まで読み進めてくれるでしょう。動機付けに必要になるのがダイジェストであり、まず冒頭に数行で記載するのを心がけましょう。挨拶メールではまだ互いの理解が進んでいない状況なので、労力を割いてまで読んであげようと考える人はあまりいません。気軽に短時間で読み、内容を理解できるようにする工夫を怠らないのが成功につながるポイントです。その基本としてダイジェストをつける点を忘れないようにしましょう。

■HTML方式は避ける

挨拶メールを送る際に意外に相手にマイナスイメージを与えてしまうのが、HTML形式で用意したメールを送るという行為です。デフォルトの設定がHTML形式になっていることも多く、ついうっかり挨拶メールをHTML形式で送ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。HTML形式でのメールは受信にも表示にも時間がかかり、パソコンやスマートフォンのメモリも多く消費してしまうというデメリットがあります。確かにインパクトのある情報伝達手段としてHTMLは有効ですが、読み手にとって必ずしもメリットがあるわけではありません。広告メールと勘違いされて無視されたり、ソフトやサーバー側で迷惑メールとして処理されたりしてしまうリスクも高まる可能性も。相手に負担をかけないだけでなく、そういったシステムによる影響を受けにくくするためにも最初はテキスト形式で挨拶をするようにしましょう。

挨拶メールでいきなり画像ファイルやエクセルファイルを送るケースはまれですが、画像などを用いて説明が必要になった場合にも、HTML形式でメール本文に貼り付けることは避け、添付ファイルとして扱うようにした方が無難です。リスク回避の考え方から重要になるのがテキスト方式の利用なのです。

■添付ファイルの名前と大きさに配慮する

HTML形式を避けた場合に画像を送りたいとなると添付ファイルが必要になります。あるいは文書や表などを送りたい場合にもテキスト形式では難しい場合が多々あります。その際に注意しておきたいのが添付ファイルの名前と大きさです。

挨拶メールが迷惑メールになってしまわないようにする対策としても重要になります。あまりに膨大なサイズのファイルや、意味をなさない文字列によって表記されているファイルの添付は自動的に迷惑メールとして処理されてしまいがちです。それに加えて重要なのが相手にストレスを与えないことであり、どのファイルがどのような内容のものであるかを一目瞭然にしておく心がけが大切になります。挨拶をする立場では相手を敬う視点が欠かせません。相手が読んであげようと思ってくれたファイルをすぐに参照できるようにファイル名を明確にするのは基本です。また、メールの受信やファイルのダウンロード、さらには添付ファイルを開くのに時間がかからないように配慮するのも大切であり、最小限のファイルサイズに抑えてから送信するのは基本マナーとして覚えておきましょう。