新入社員として会社で働きはじめて最初のハードルとなるのが報告書の作成です。研修を受けたり、講習会に参加したり、イベントを行ったりするとその成果報告が必ず求められます。

効率化のために報告書のフォーマットがあらかじめ用意されている場合もありますが、全て個人に任される場合も少なくありません。いつ報告書の提出を依頼されても対応できるように、すぐに使える報告書の書き方の基礎を学んで対策しておきましょう。

■書式・表現は統一する

ビジネスの場面で必要となるどのような種類の報告書であっても、共通して押さえておくべき基礎は書式や表現を最初から最後まで統一することです。報告書はシンプルでわかりやすく、必要な内容がもれなく記載されていることが求められます。途中で書式を変えたり、表現に変化をつけたりする技巧は必要ありません。書き方として統一感を出し、読み手にわかりやすいように書式を整え、専門的な用語や現場で使う通称などの使用は避け、わかりやすく書くようにしましょう。

書式をどのように整えるかで迷ったら最も参考になるのが過去の事例です。以前行われた研修や講習会などの報告書のサンプルを上司や同僚から手配して、それをもとにして統一された書式で書いていくのが最も安全な方法です。新入社員なら特にサンプルが欲しいという要望を伝えやすいでしょう。真似をするところから始めるという気持ちを持って、その業界で必要とされている基本の書式や表現を覚えていくと、簡単に報告書が書けるようになるでしょう。

■冒頭に結論を述べる

報告書の書き方として、読み手に意図が伝わりやすくする工夫が不可欠です。報告書を読む上司に手間を取らせないためにも、簡潔に報告内容がわかるようにするを忘れないようにしましょう。その基本として、冒頭に結論を持ってきて明確に伝えることを忘れないようにしなければなりません。

ビジネスライティングに慣れていない人の場合には根拠を先に述べた上で結論を導き出すという書き方をしてしまいがちです。しかし、スピードが重視されるのがビジネスの現場であり、結論をまず述べた上で、それをサポートする根拠や自分の考えを列挙していくという書き方が望まれるようになっています。報告書がしっかりかけていると評価につながることもあるため、最低限の書き方のルールは押さえておきましょう。

■引用は詳細かつ明確に

報告書を書く上では行われた研修や講習会、イベントなどについての事実を列挙するだけでは不足しています。その背景にある事実や得られた結果から考察できる点についての記載も求められるのが一般的です。その報告を受けて、研修や講習会、イベントなどの内容や結果をどのように生かしていくかが明確にならなければ、報告書の意味がありません。

その背景説明や結果の考察を行う上で重要になるのが引用です。報告書では、今回の結果と他のケースにおける結果を比較してさまざまな検証をする可能性もあるかと思います。その際には文献などを正確に引用することが重要です。引用する際には出典元を誰でも辿れるように詳細に記入しておくことが欠かせません。文献の場合にはタイトルと著者、出版社や発行年、ページ数といった情報が必須です。また、インターネットからの情報である場合にはURLとサイト名、アクセス日時を明記するのが基本的な書き方となっています。特に失われる可能性のある情報源やデータである場合にはバックアップを自らとっておくようにしましょう。

■所感・感想は最後にまとめる

報告書はあくまで客観的な視点から記載されなければなりません。もし得られた結果や客観的な考察をもとに自分の所感を交えた考察や感想を述べたい場合には、本論とは別枠にして扱うようにしましょう。客観的な事実と主観的な意見を混同させてしまうと、それだけでわかりにくい表記になってしまいます。誰もが読みやすくするためには、所感は報告書の最後に簡潔に書くというのが報告書の書き方の基礎をして押さえておきたい点です。

また、客観的な事実と所感を混同して書いてしまうと、それだけで不正確な内容の報告書になってしまいます。新入社員なら提出前に一度見直して、報告する内容と所感が混ざっていないかを確認してから提出しましょう。

いかがでしたか？ 報告書は新入社員にとって最初に立ちはだかるカベと言えますが、コツさえつかめば簡単に書くことができます。今回ご紹介した内容を参考に、最初の報告書を仕上げましょう！