とある会社のオフィスにて。社会人になりたての会社員がパソコンのメール受信箱を確認しています。すると、そこにはお得意先から一通のメールが。一通り読んだあとに、返信をしようとキーボードに手を伸ばし……ふとその手が止まる。いったいどうしたのでしょうか？ なるほど、どうやらメールの返信の仕方に戸惑っているようです。丁寧な形式でメールを返信するにはどのように書けばいいのか。けっこう迷ってしまいますよね。そこで今回は、適切なメールを返信するマナーを、改めて知りたい方や、今更人には聞けないと思った方に、できるだけわかりやすく説明していきたいと思います。

◆件名は必要に応じて書き直す

まずは件名について。これは基本的に『Re：先方の件名内容』の形式で問題ありません。なぜなら、先方のメールの要件に関する内容のメールを送るわけですから、マナー違反にあたることはないのです。しかし、相手の関心をひきよせたい場合は、自分で件名部分を書き換えて返信することも可能です。メールを受けた相手は、たくさんあるメールを一気に確認している場合もあるので、件名にメール内容の重要な部分を『～について』というふうに簡潔に書いておくことで、確認の優先順位が変わってくるでしょう。急ぎのメールを作成する際も同様のことが言えます。

◆引用を活用する

次は引用のマナーについてです。ビジネスメールでは、頻繁にこの引用を使います。しかし、学生の頃にレポートで行った引用方法とは別物。先方から送られてきたメール内容を引用するときは引用符『』を付けてコピーし、それに対する返信、または関連した内容の文章を書きます。引用時には、引用文が長くなりすぎないように気をつけましょう。できるだけ文章の核心部分だけを引用するように気をつけてください。また、先方のメールを引用する際、原則としてメールの原文はそのまま使うようにしましょう。書き換えて誤字脱字があると混乱を招く恐れがありますから、そのままの文を引用した方が安全です。

◆返信はできる限り早く行う

他社から届いたメールが急ぎの要件だった場合、当然のことながら早急に返信するのがマナーですよね。急ぎのメールはその日中に、もしくは二日以内に返信することを目安にしましょう。また、急ぎのメールではなかったとしても、一週間近く先方を待たせるのはマナー上好ましくありません。最低でも3日以内には返信できるようにしたほうがいいでしょう。どちらの場合においても、返信が遅れそうなときは早めに断りを入れるか、もしくはメールに詫び文を添えて返信するのがマナーです。

◆言葉遣いに要注意

最後は言葉遣いについてのマナーです。メール上で使用する言葉は、実際に会って話をするとき以上に気をつけなくてはなりません。メールでは相手の顔が見えないため、文章によってはあらぬ誤解を招く場合があります。ビジネスメールを送る先は他社宛や目上の方宛、クライアント宛など状況によってさまざまです。言葉は返信先にもよりますが、若者言葉は基本的に使わず、かたすぎない程度に尊敬語や謙譲語、丁寧語を駆使してメールを書くようにしましょう。どのような言葉を使えばいいのか分からないというときは、言葉遣いに関する本を探してみるのも手です。

◆さいごに

いかががでしたでしょうか。ビジネスメールというのは慣れるまでは難しく感じますが、慣れてしまえば簡単です。言葉遣いやマナーも、最初は間違えることもあるかとは思いますが、場数を踏んでいけばおのずと覚えるものなので焦らずいきましょう。ここでご紹介できなかったことはまだ多々あるので、もっと気になるという方は他の記事も参考にしていただければと思います。ネットだけではなく、書籍をあたってみるのもおすすめです。これからも、言葉遣いに気を付けつつ、メールの書き方を覚えていきましょう！

文・学生の窓口編集部