就活中に複数の企業から内定をもらえた人は、その中から自分が就職する企業を選ばなければなりません。そしてその企業以外には、「内定辞退」の連絡をする必要があります。内定をいただいた企業に内定辞退のメールを送るのはとても申し訳ない気持ちにもなりますし、不安になることもありますよね。企業側ももちろんそれぞれの事情はわかっていますので、社会人としてビジネスマナーを守り、しっかりと誠意をもって内定辞退を伝えるようにしましょう。

◆メール以外の連絡方法が適切な場合も

内定を辞退するときのは、「会社に直接出向く」、「電話で伝える」、「メールで知らせる」の3つの方法から選ぶことができます。昔は会社に出向く例が多かったようですが、最近ではメールや電話でお断りするのも一般的になってきています。内定をもらっている場合、人事や採用担当者の名前が分かっていることがほとんどですので、電話で辞退を伝える場合は「◯◯大学の◯◯と申します。先日、内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変非常識なことで誠に申し訳ありませんが、この度御社からいただいた内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました」など、丁寧に伝えてください。

◆内定辞退を決めたらすぐに連絡する

もちろん企業側も辞退する内定者がいることも考慮して内定を出していますが、企業側が採用活動に時間やコストを割き、その上で内定をいただいているということを忘れてはいけません。また、時期が進むにつれて企業側も新入社員の入社に向けて準備を進めています。内定辞退を決定したら、すぐに企業側に連絡しましょう。内定辞退は『一度結んだ契約を破棄する』ということです。社会人としての最低限のビジネスマナーを持ち、誠意をもってお断りの旨を伝えましょう。

◆件名はわかりやすいものにする

webエントリーをした場合、採用の専用アドレスやメールフォームが用意されている場合があります。メールで断る場合には、わかりやすく簡潔な件名を記載しましょう。『採用内定辞退のお詫び』または『貴社内定辞退のお詫び』などがわかりやすいでしょう。その後に大学名と名前をつけておくとよりわかりやすいですね。『無題』や『お詫び』だけといった、ぱっと見て内容がわからないものはNGです。採用担当者でなくても、社会人になって仕事をしていると、1日に多いと100件以上のメールを受け取ることもあります。アドレスがわからない場合も、間違ってもカスタマーサポートや、企業の問い合わせメールフォームなどに送ってはいけません。

◆お詫びの言葉を入れよう

新入社員を採用するにあたって、企業側は時間もコストも割いています。内定を辞退するということは企業側にとっても大変なダメージであることを真摯に受け取り、メールや電話など、どの方法にするかに関わらず「貴重なお時間を割いていただき、内定を出していただいたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ありません。」などのお詫びは、最低限伝えるようにしましょう。内定辞退のメールは、当然ながら最低限のマナーや心配りも重要です。失礼のないように最後まで締めくくるように気をつけてください。また、メール送信後に、採用担当者へ電話での連絡を入れるのもいいでしょう。

◆さいごに

就活の中盤から終盤にかけて、内定辞退をする機会も出てきます。就職活動中はどうしても複数の企業を受けることになりますから、心苦しいですが紳士に対応すれば企業側もわかってくれるはずです。最低限のマナーを守り、社会人として最初のスタートをしっかり切る、ということに関して言えば、ビジネスマナーメールの送信方法、言葉遣いなどを知るいい機会でもあります。内定辞退をしてしまった企業も、社会に出たらいつビジネスパートナーやお客様になるかわかりません。相手に敬意を払って、真摯に謝罪するということは、社会に出てからも何度も必要になってくることでもあります。この機会にしっかりと学んでおけるといいでしょう。

文・学生の窓口編集部