社会人が最も多く使う表計算ソフトと言えば、マイクロソフトオフィスのエクセルでしょう。表計算ソフトではありますが、普段の資料作成に使っている人も多いはず。今回はそんなエクセルの便利な機能について、実際にエクセルを使っている社会人に教えてもらいました。

■日付を入力する機能

・＝TODAY（）で今日の日付が出る（女性／28歳／建設・土木）
・日付は、ctrl+；でパソコンに設定されている日付と時間を一発入力できる（男性／39歳／機械・精密機器）

会社で使う資料には必ず日付を入れます。でも、自分で日付をキーボードから打ち込むのは意外と面倒ですよね。そこでエクセルには、今日の日付を一発で入力できるショートカットや、いつそのファイルを開いてもその日の日付が表示されるという関数などが用意されています。

■便利な関数

・VLOOKUP。資料作成がとても早くなったから（女性／25歳／その他）
・SUBTOTAL関数。抽出したものを簡単に合計できる（男性／26歳／機械・精密機器）

業務内容によって、便利な関数がいくつかあるはずです。膨大なデータから何かを見つけ出すような資料作成が多いなら、LOOKUP系関数をよく使うでしょうし、さまざまな条件ごとにデータを抽出して統計的に見比べたいならSUBTOTAL関数などが便利でしょう。他人が作成したエクセルファイルを操作する機会があれば、そのファイルにはどんな関数が使われているのか興味深く見てみると参考になります。

■ctrlキーと何かを一緒に押すショートカット

・コントロールキー+cでコピーし、コントロールキー+vでペーストできる（男性／23歳／建設・土木）
・ctrl+矢印上下で、一番上もしくはいちばん下に移動。大量のリストが、羅列されている場合に便利（男性／26歳／マスコミ・広告）

時間短縮に最もよく使われるのは、コントロールキーと何かを一緒に押すショートカットキーでしょう。特にエクセルではさまざまなショートカットが用意されています。コピペだけでなく、上のセルと同じデータを記入するとか、リストの一番下まで選択しながら移動するといった、よくやる動作がショートカットになっています。

■マクロ機能が使えれば重宝される

・マクロ。データベースの検索のときに便利。作業を録画して、同じ作業がワンタッチでできるようになるので（男性／26歳／食品・飲料）

エクセルをさらに便利にするなら、マクロを使いこなすのがいいでしょう。自らVBAを駆使してマクロを組めると重宝されますが、そこまでいかなくても、ある一定の作業を録画して繰り返すことができるだけでも、かなりの効率化になります。

■印刷を思い通りにするには

・改ページプレビューでページの幅を結構いじれる。思い通りに一枚に収まらないとき便利（男性／27歳／建設・土木）

エクセルが苦手とするのが、印刷です。パソコン画面で見た通りに印刷されず、微妙に位置がずれます。それをうまくコントロールするためには、印刷範囲をコントロールするのがいいでしょう。改ページを任意のところに移動させたり、余白を変えてみましょう。

■図形などオブジェクトが多い人には

・ctl、shift、スペースキー同時押しで、オブジェクトを全選択。全選択してうごかすことができるので（女性／26歳／機械・精密機器）

エクセルでは簡単な図形も描画できるので、ちょくちょく使うという人も多いでしょう。そこで困るのが、セルの挿入をしたり移動をさせる場合に、図形だけ置き去りになったり変形されてしまうことです。これを防ぐためには、描画したオブジェクトをまとめて選択したり、さらにグループ化したりといった小ワザを知っているといいですね。

エクセルはできることが多く、ただの表計算ソフト以上の働きをしてくれます。身近にエクセルに強い人がいれば、どんどん聞いて、便利な機能を学んでいくと良いでしょう。マクロが自分で組めるようになれば、百人力ですね。

（ファナティック）

マイナビ学生の窓口調べ
調査日時：2016年10月12日～2016年10月13日
調査人数：社会人男女405人（男性204人、女性201人）