複数の企業に一度に応募する就活。面接の日程が被ってしまうことはよくあることですが、日程の変更をしてもらうってなんだか気まずい……実際に起こってから困らないよう、日程変更のビジネスメールの作り方や文章の作り方を確認しておきましょう。企業側も就活生がどのような状況か充分わかっていますので、失礼のないようにきちんと申し出れば、特に問題はありません。その際は、もちろん『こちらの都合で予定を変更してしていただく』ということを忘れずに、丁寧に日程変更メールを送りましょうね。

◆日程変更のメールはできるだけ早く送る

企業から指定された面接の日時、また、指定範囲期日の間で都合がつかないとわかったら、すぐに採用担当者または人事部へ「その日程で都合がつかない」という旨を伝えます。企業側も本来の仕事をすすめる時間を採用活動に割いて時間を作っていることを忘れてはいけません。予定や日程の変更の申し出は社会に出てからも起こりうる事態です。こういったときに、変更が必要ならすぐに連絡するというのがビジネスマナーです。早く連絡をすればするほど、人としての信用度もあがりますし、ギリギリの連絡は信用度を落とします。

◆まずは日程を変更することに対するお詫びを

最初に提示された日程で都合がつかないということに関しては、企業側もちゃんと理解してくれています。この日程で都合がつかないからといって「不採用！」なんてことにはなりませんので安心してください。まずはしっかりとお詫びして、再び面接の日程調整をしてもらうにあたって、丁寧にマナーを守った文面で申し出れば、問題ありません。日程変更に関しては、指定する日程等が形に残るよう、電話よりメールの方がよいです。「 ご多忙の中、折角日程のご調整とご連絡をいただきましたのに、申し訳ございません。」など、丁寧に謝罪の文を述べましょう。

◆参加できる日時の候補を提案する

企業側が掲示してきた日程に都合が合わせられない場合、採用担当者はまた改めて面接のための日程を捻出しなければなりません。自分が面接に行ける日程を複数日提案しましょう。例えば、「ご指示いただいた日程ですが、あいにく、当日◯◯◯（ゼミ発表会など）と重なっており、どうしてもお伺いすることができません。 こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、再度面接の日程を調整していただけないでしょうか。以下の日程でしたら、貴社へお伺いすることが可能です。」と断わりをいれ、3日ほど候補日をあげておくといいですね。間違っても「他者の選考が入ったため」と正直に言ってしまうのはマナー違反なので気をつけましょう。

◆前日、当日の日程変更はメールではなく電話で

体調不良などで前日や当日に変更をお願いする場合は必ず電話で行いましょう。とても失礼なことをしているということを踏まえ、日程調整が不可能な場合、諦めるという気持ちもあるという意思を伝えることも重要です。交通事故など、自分の都合ではない場合は、すぐに企業に連絡し、採用担当者の指示を仰ぎましょう。そのまま向かうべきなのか、日程を再設定してもらうか、担当者に判断してもらいます。感染症や発熱などの場合も、速やかに採用担当者に電話を入れ、謝罪と事情を正直に話し、チャンスをもらえるのなら再度お願いしたいとしっかり伝えましょう。また、電話の後に、再度謝罪と面接ではどうぞよろしくお願いしますといった内容のメールを送るとよいでしょう。

◆さいごに

就活中の企業への電話やメールはとても緊張しますよね。ましてこちらの都合で企業側の予定を変更してもらうなど、「そんなことしてもいいのかな？ 」と思われる人もいるのではないでしょうか。今まで、普段使わなかった言葉の言い回しや、マナーは最初はとても難しく感じるかもしれません。メールや電話の対応、日程変更などは就職したら、ずっと使っていくものになりますし、社会的なマナーや、人としても相手に敬意を払うといった一つ一つのコミュニケーションです。しっかりと身につけていきたいですね。

文・学生の窓口編集部