アポ取りは営業活動の第一歩です。まずはアポを取らなければ何も始まらないわけですが、そこがなかなかうまくいかず、営業の仕事に苦手意識を持ってしまう人も少なくありません。でも、せっかくあこがれの営業職に就けたのなら、苦手を克服して仕事の喜びを感じられるようになりたいですよね。 では、デキる営業マンはどこが違うのでしょうか？ アポ取りにおいて大切な基本姿勢から、成功させるテクニックまで学ぶべき特徴をまとめてみました。

◆営業マンがアポ取りでやるべき基本姿勢は？

営業マンがアポ取りに挑むにあたり、押さえておきたい基本姿勢が2つあります。まず1つ目は、「もう一度会って話を聞いてもよいかな。」と思ってもらうために、顧客の利益に貢献できるような提案を示すことです。そのためには、前もって顧客の要望をよく理解しておくことが大事です。そして2つ目。アポ取りに成功しそうになった段階で日時の提案をすることです。相手に指定してもらえることがベストですが、そうでない場合、相手に遠慮をして曖昧にしてしまうと、なかなか日時が決まらず、結果せっかくのチャンスを逃すことになりかねません。タイミングを見て、候補日をいくつか提示するとよいでしょう。

◆電話でのアポの取り方の一連の流れ

まずは電話でのアポ取りを行う際の基本的な流れをつかんでおきましょう。

1.あわてないように用件をまとめておく。
2.はっきりと社名と名前を名乗る。
3.用件を伝えたら、打ち合わせの日時や場所を確認する。
4.最後に感謝の言葉を一言添える。

電話でのアポ取りは、相手の顔が見えないので、対面のとき以上に配慮が必要となります。声のトーンを上げた方がよい印象を与えますが、上げ過ぎは逆効果です。相手のトーンに合わせて自然な感じで、聞き取りやすいよう、ゆっくりと話すようにしてください。 基本的な流れがつかめたら、自分なりのアレンジを加えていくとよいでしょう。

◆電話でのアポ取りの効率を上げる話術

電話でのアポ取りを成功させる秘訣は相手から断られないように話すことです。次に会う約束を取りつけるときは、ピンポイントに日時を提示してはいけません。「その日は予定が・・・・・・」などと逃げられてしまう可能性大です。「今週はいかがですか？ それとも来週がよろしいですか？ 」、それがだめなら、「その次の週は？ 」といった具合に、複数の選択肢を用意すれば、相手が都合をつけられるようにもっていくことができます。また、「いついつでは無理ですよね？ 」のような否定的な言葉を使った聞き方も、相手に断りやすい状況をつくってしまうのでNGです。いかに相手の「断りやすさ」を減らすことができるかが重要なのです。

◆デキる営業マンがやっているアポ取りの高等テクニック

デキる営業マンは、アポ取りにおいても一歩上を行くテクニックを実践しています。相手が今何に興味を持っているのかをリサーチしておくこと。相手にとって勧められてもほしいと思わないような商品だったとしても、その相手が興味のあることに商品を関連づけられたら、「話くらいは聞いてみようか？ 」と思ってもらえるかもしれません。また、質問には質問で返し、話を広げること。質問をしてくることは、相手が関心を持っているということです。ただ質問に答えるだけでは終らせず、そこから話を広げていくことが相手の要望などを引き出せるチャンスです。電話で実践するのはなかなか難しいかもしれませんが、心がけておくことが大切です。

◆さいごに

営業活動の第一歩であるアポ取りについて、基本姿勢や成功のコツなどについてお話してきましたが、いかがでしたか？ 電話でアポを取ることは、慣れていない人にとってはとても大変なことですし、断られてばかりだと誰でもネガティブになってしまいがちです。でも、そこで諦めてしまっては、営業の仕事に苦手意識を持ったままになってしまいます。営業において断られることは当たり前！ そう理解して、断られることを怖れずに取り組んでみてください。ちょっとしたノウハウやコツを覚えて、デキる営業マンを目指しましょう！

文・学生の窓口編集部