誰かに郵便物を出すときに、「返信用封筒」を同封したことはありますか？ 社会人になると返信用封筒を同封する機会が増えてきます。その場合、宛名などに気を配らなければならないことも増えてきますがみなさんはその方法を知っていますか？ そこで今回はそんなときに使えるビジネスマナーをご紹介！ 参考にしてみてくださいね。

◆そもそも返信用封筒って何で送るの？

普段から何気なく使っている返信用封筒は、社会人になれば使用頻度も必然的に増えてきます。なぜ返信用封筒が必要なのでしょうか。その理由としてあげられること、それはこちらから返信をお願いしているのでその際の手間を省いてもらうということです。そして切手代や封筒台を会社が負担して、お客様や相手先の負担軽減を第一に考えているのです。相手に対する思いやりから、返信用封筒というものが考え出されたといっても過言ではないでしょう。

◆返信用封筒で間違えやすい宛名の書き方

返信用封筒の宛名で、間違った文字を使っている方が多くいます。まず第一に、自分宛であるはずなのに「様」を使っている人が多いという事です。それ以外にも「御中」を使っている人もまれに見かけます。「御中」以上に「様」の間違いを目にすることが多いのは確かです。けっしてこれらの文字は使用しないように心がけましょう。それ以外にも、役職付きの方に「○○部長様」と記入する人が多いです。しかし「部長」と「様」を一緒に使う事はタブーとされています。なぜなら、部長は役職であるからです。役職を使わないときだけ様を使うようにしましょう。

◆返信用封筒で守るべきマナーとは

返信用封筒は相手が自分へ郵送するための封筒を自分で用意します。そのため宛先のところは必ず「○○行」にしておく必要があります。決して「○○様」にはしないように気を付けてください。なぜなら、自分に送る封筒なのに、自分あてに「様」を使うと不自然であるためです。必要な場合は、「○○行」に二重線を引いて「○○様」と書き直して送られてくることでしょう。必ず「行」を使うようにしましょう。

◆切手の料金は大体どれくらい？

切手の料金は一体どれぐらいを想像すればいいのでしょうか。まず必要なこととして、定形郵便物か定形外郵便物かを判断します。次に重さがどれぐらいになるのかを想像してみましょう。あまりにも重たそうならば、余裕を持った料金の切手を貼っておく必要があります。もし料金が足らずに、相手に払わせるような事態になると失礼にあたります。ですので、あまりにも追加料金がかかりそうな可能性があるならば、必ず一つ上の料金設定がされている切手を購入するようにしましょう。

◆さいごに

いかがでしたでしょうか。返信用封筒はきちんとマナーを守って記載しないと相手に不愉快な思いをさせてしまいます。そうならないために私たちができること、それは相手を思いやり気遣いながら返信用封筒を作成することです。相手を思いやる気持ちを持つことができれば、必ずきれいな返信用封筒が出来上がりますよ。最初はマニュアルを作って、それを手放さずに作成してみましょう。そのうちにマニュアルがなくても、きちんとした返信用封筒を作成することができるようになりますよ。

文・学生の窓口編集部