会議の議事録を取るのを任されるのが苦手という人も多いのではないでしょうか。どのくらい細かく、早くまとめればいいかなど、苦手意識を持ってしまうところが多く、議事録を残すのは最初のうちは難しいですよね。今回は社会人男女のみなさまに、議事録を上手に取るコツを教えてもらいました。

●簡潔に要約してまとめる

・ダラダラ長くなってしまうと、読むほうも作るほうも大変だから（女性／30歳／その他）
・会議に参加しなかった人も内容をつかめやすいと思うから（女性／29歳／商社・卸）
・他人が見ても内容を把握しやすくなるようにと思うから（女性／25歳／アパレル・繊維）
・会議に参加していない人でも理解でき、会議の内容を思い出すことにも役立つので（男性／28歳／情報・IT）

●要点を箇条書きに残す

・後から読み返して話の流れを押さえやすい（男性／33歳／金属・鉄鋼・化学）
・全部書くとキリがないから（女性／27歳／アパレル・繊維）
・その場で完成させようとせず、後からまとめやすくなるような記録を残しておくことが大事だと思う（女性／25歳／食品・飲料）
・聞き逃さないで済むから（男性／25歳／団体・公益法人・官公庁）

●事前準備をしておく

・事前に議題をワードにまとめておき、発言内容を順序立ててまとめやすくしておくこと。会話のスピードが早いので、事前に情報を得ておいたほうがいいと思うので（女性／26歳／医薬品・化粧品）
・事前に進行メモを作っておく（男性／37歳／学校・教育関連）
・会議が始まる前に流れを確認して会議中はひたすらメモる。事前に流れを確認しておかないとなんの話をしてるのかわからなくなる（女性／25歳／生保・損保）
・あらかじめフォーマットを作っておく。経験でそうしたほうが早かったから（男性／32歳／情報・IT）

●発言者・担当を残しておく

・後々、言った言ってないとか出てくるので、発言をメモしておくと役立つ（女性／38歳／食品・飲料）
・誰がどう言ったか、きちんと書くこと。後で確認できるから（男性／47歳／金融・証券）
・流れがつかみやすいので、発言者を記録する（男性／50歳以上／その他大学
・誰が何をやるのか、宿題事項をもれなくかく。わかりやすくしておくと誰でも見やすいと思うから（女性／33歳／アパレル・繊維）

●その他

・速記してあとで清書。会話をよく聞いて中身を理解すること（男性／36歳／学校・教育関連）
・説明している部分は削除して、「結局、よって、結論としては」の部分を記録する。それと賛成反対の意見を各1～2記載。これくらいの記録をしてないと、会議を全員に通知徹底することができず、会議そのものが無駄になるから（男性／50歳以上／運輸・倉庫）
・速記力と集中。まさにその力が必要だから（男性／34歳／運輸・倉庫）
・ボイスレコーダーでも録音しておいて、後で補足する。どうやっても書き切れないことが多いので、録音が一番（男性／50歳以上／電機）

要点のみを記載するようにしたほうが、いい議事録ができると思っている人が多いみたいですね。後で読み返したときにわかりやすいように、読み手を意識した書き方をすることにコツがあるようです。

慣れるまでなかなか難しい議事録ですが、みなさん独自の工夫を凝らしていることがわかりました。議事録を取ることに苦手意識を感じている人は、今回の意見をぜひ参考にしてみてください。

文・学生の窓口編集部

マイナビ学生の窓口調べ
調査日時：2017年3月
調査人数：社会人男女223人