会社には必ず「総務部」があるもの。ですが「総務部の仕事ってなに？」と聞かれた際に明確に答えることができるでしょうか？ 総務部は「なんでも屋」と言われたりしますし、そのとおり仕事内容は多岐にわたります。今回は、意外とわかりにくい「総務の仕事」についてご紹介します。

■総務部の仕事とは？

総務部とは、そもそも名前が「総じて務める」であることからもわかるように、社内の業務においてはなんについても対応できる、または対応しないといけない部署です。総務部のミッションは「会社の業務が円滑に行えるように手を講じること」です。

通常は、社内で使用する備品(ペン・コピー用紙など文房具、机・イス・パソコンなど種類はさまざま)の手配、来客対応の窓口、社内イベントの手配と遂行、といった業務を担当しています。また、他の部署で人手が足りないときには総務部所属の社員が応援に出張したりします。

また、ときとして社内の各部署が縦割りになり過ぎて、問題・懸案事項が各部署の担当範囲の合間に落ちてしまうことがあります。総務部は、そんな担当部署があいまいな仕事を救うために、それを引き取ったりすることもあるのです。

対外的に面倒な仕事を総務部が引き受けることもあります。また規模が大きくない会社では、総務部は部署が細分化する前の母体となることが多く、たとえば広報部が独立していない会社ではその機能を総務部が担っていたり、人事部が独立していない会社では総務部が勤怠管理を行っていたり、といったことがあります。

総務部の仕事は、上記のとおり「会社の業務が円滑に行えるように手を講じること」です。会社に属する全ての社員が「自分の業務のことだけを考えていればすむ」ように、裏方として働くのです。そのため、各部署で起こった問題は「総務部になんとかしてもらおう」と持ち込まれることが多いのです。その意味で総務部はトラブルバスターの役目も背負っているといえるでしょう。

■総務の仕事に資格は不要！ ただ役に立つ資格はある

総務部で担当している仕事をするのに、特に資格が必要なわけではありません。総務部は各部署の機能を助ける役割もしますので、各部署で行われていること、社内の事情をよく知っておくことは必要になります。しかし、これは資格とは関係ない話です。

資格がなくてもできますが、総務の仕事に役立つ資格という意味であれば以下のようなものが挙げられます。

●中小企業診断士　http://www.j-smeca.jp/

内容：経営の診断または経営に関する助言を行う者としての能力を検定。試験(一次と二次があります)に合格し、条件を満たすと「中小企業診断士」として登録できる
資格の等級：-
認定団体：経済産業省
試験の実施団体：一般社団法人 中小企業診断協会

●衛生管理者　http://www.exam.or.jp/exmn/H_shikaku502.htm

内容：労働環境を衛生的に保つための知識を検定し、合格者に免許を交付する
資格の等級：第一種・第二種
認定団体：厚生労働省
試験の実施団体：公益財団法人 安全衛生技術試験協会

●マイナンバー実務検定　http://www.joho-gakushu.or.jp/my-number/

内容：マイナンバー制度を理解し、特定個人情報の保護とその適正な取り扱いができるかを検定する
資格の等級：1級・2級・3級
認定団体：一般財団法人 全日本情報学習振興協会

総務部は「なんでも屋」ですので、会社の偉い人からの相談をよく受ける部署でもあります。その相談が会社の経営に直接関係することであることも少なくありません。そのため、経営についての基礎知識がないと取得できない「中小企業診断士」の資格は非常に役立ちます。企業の決算の仕組みや、経営の問題点の把握のためにどうすればいいか、といったことが、この資格を取得するために勉強する中で身に付くでしょう。中小企業診断士の資格は、総務だけではなく、会社に勤務する全ての人にとって役立つものです。

「衛生管理者」は労働環境を衛生的に保つための知識を有している者がなれます。この免許を取得した者を置かなければならない、と定められている業種もあります。一般的に有毒とされる物質を扱う業者の職場などですね。そうではない職場に勤務していても、この免許を取得しようと勉強する中で、労働者が健康的に働く職場とはどのようにつくるべきなのか、といった知識が身に付きます。この知識は総務の仕事にとっては有益でしょう。

「マイナンバー実務検定」は、上記の2つと違って民間資格ですが、最近特にうるさくなっている個人情報の取り扱いについての知識が身に付きます。個人情報の取り扱いについて勉強しておくことは、総務の仕事にとって大いにプラスです。

総務とはどんな仕事かについてご紹介しました。総務の仕事には特に資格は必要ありませんし、「資格を持ってるから総務に採用された！」といった話はあまり聞きません。しかし、なんでも取り扱う総務であるからこそ、時代が企業に求めるガバナンスの在り方には常に気を配っていなくてはいけないのです。そのために役立つ資格や知識には積極的に関わっていく姿勢が必要なのかもしれませんね。

(高橋モータース＠ｄｃｐ)