就活では、ビジネスメールの体裁もきちんと意識しましょう。学生気分だと思われて、人事に嫌われないように正しいマナーを身につけるべきです。今回は、失礼にならないメールの書き方を紹介します。
■タイトルは目を引くものに
会社では一日何十、何百通のメールをやりとりしている人がいます。タイトルだけみて、関係ないと判断されたものは開かなかったり、削除されてしまったりしまうのです。よって、タイトルはシンプルかつ内容が分かるようにすることが大切です。「会社説明会の日程相談」や「OB訪問のお礼」など、一目見て分かるようにします。また、できれば、その後に()書きで、所属と氏名も載せるとより良いでしょう。
■書き出しについて
書き出しは、まず誰に宛てたものかはっきり分かるようにしましょう。会社の人事部などで共有しているメールアドレスだと採用担当が分からなければ、スルーされてしまう恐れがあります。人事担当の方のお名前をきちんと書くようにしましょう。「○○株式会社 人事部 ○○様」というように、会社名・部署名・氏名の順番に書きます。かっこ書きで(株)と表記するのは辞めましょう。次にすぐ自己紹介をします。「お世話になっております。○○大学○○学部の○○です。」と、表記します。どういった経緯でやりとりしているか、わかるようにしましょう。「先日はOB訪問の際は…」や、「先日の会社説明会では…」など、いつどこで会ったかを簡潔に述べます。
■見やすい文章を
メール本文についてです。第一に見やすい文章を心がけましょう。改行が無いと文字が詰まって見えにくいですし、逆にブログのように改行があり過ぎると稚拙な印象を受けます。30～35文字程度で開業し、意味段落ごとに一行開ける工夫をすると良いです。次に、文章自体についてですが、尊敬語と謙譲語と丁寧語が適切に使われているかを確認しましょう。