ビジネスのスピードがどんどん速くなっている現代では、ちょっとしたお礼もすぐにメールで送った方が良いもの。でもこのお礼メール、いざ書こうとすると難しいと感じる人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、社会人がビジネスでお礼メールを書く際に気を付けるべきことを考えてみましょう。
■お礼メールは「すぐ」送ろう！
まず第一に、お礼メールはスピードが命です。商談の後、懇親会の後など、とにかくすぐにメールを送りましょう。朝から直行で外出しているなど、お礼メールが書けない日もあるかもしれません。しかしお礼メールは、遅くなればなるほど効果が半減し、むしろ逆効果になってしまうなんてことも。忙しいことがわかっているなら、前日のうちにメールを書いて保存し、翌朝の通勤時に携帯電話から送信作業をするという配慮があっても良いでしょう。午前中の商談や打ち合わせならその日の定時内に送りましょう。午後の訪問や時間後の懇親会であれば翌日の午前中までに送りましょう。
相手に確実に読んでもらうためには件名の工夫も忘れてはなりません。「お礼」や「ありがとうございました」などという文言を入れておけば簡単に分かってもらえるでしょう。打ち合わせの内容確認を兼ねたい場合には、「具体的な案件名＋確認」であることが分かるような件名にしたほうが良いでしょう。
■「取り急ぎお礼まで」の書き方は相手を選ぶ
お礼メールはスピードが大切ですが、そういう場合によく使われる文言、「取り急ぎお礼まで」という締めくくり方がベストなわけではありません。確かに、打ち合わせからの帰路で携帯電話からお礼メールを打つ場合なんかには、「取り急ぎ失礼します」と書きたくなるでしょう。しかしこれは少し雑な印象を与えてしまうため、相手が大事なお客様であればあるほど、避けた方が良いでしょう。