■心当たりはないですか？ 平積みの書類の
メールやデータがデジタルに置き換わっている現在でも、あいかわらず紙の書類も必要ですよね。結局印刷して、パッと目に入る状態にした方がわかりやすいのは確かです。しかし、書類というものは得てして無駄が多いもの。1枚の書類でも積み重ねればボリュームが出ますし、それが何の書類なのかわからなくなってくるものです。
平積みの書類には大きなデメリットがあります。必要なときに取りだせないのです。
こんな経験はありませんか？ 案件ごとに書類をクリアファイルに分けたけれど、そのまま平積みしてしまって、結局探すのに時間がかかる。大事な書類、そうでない書類、資料となる本、雑誌、パンフレットなどが山積みになってしまう。一つ一つに少なからず意味はあるかもしれないけど、たまってしまうと「まとめて捨てちゃいたい」と思ってしまう……。
■デスクの整理・整頓は、書類の目的を決めるところから
こういったデスクの整理・整頓は、それぞれの書類に「作業に必要なもの」、「保管して、参照したいもの」といった目的を決めてあげるところから始めましょう。
まず、当面の作業に必要な書類ってありますよね。今日中に使う書類、または今週中に使う書類です。どのくらいの期間のものを言うのかは、業界や職種によって様々でしょうが、基本的には「デスクに立てて置いておける程度」にすると良いでしょう。作業中はデスクを広く使った方が効率が良いので、それを妨げないスペースに立てて置くくらいが望ましいのです。
次に、「保管して、参照したいもの」については、保管の基準を決めましょう。