ビジネスのやり取りで便利に使えるのが、「メール」です。電話と違い、相手の状況を問わず送信できるのがメールの魅力です。とはいえ、だからこそ思わぬ間違いをしてしまうケースもアリ。こんなときには、すぐに謝罪メールを送信しましょう。上手に謝罪するためのメールの作り方を紹介します。
■間違いに気づいた瞬間に！
メールの誤送信や、本文中の言い間違いなど……メールに関わるミスには様々なものがあります。多くの場合、内容を再度確認しているときや、先方から指摘されたときに自分の間違いに気づくものです。「あ！ 間違えた！」と思ったら、すぐに謝罪に向けた行動を開始しましょう。
謝罪とは、早ければ早いほど良いものです。「間違えたことを言いづらい……」なんて気持ちで、後回しにするのは大間違い！ ほかの仕事の手を止めて、心を込めて素直にお詫びしてください。
■訂正内容、対応方法をわかりやすく記載
謝罪メールを作成するときのコツは、申し訳ない気持ちを明確に示すことです。「先ほど送信したメールに誤りがありましたことを、深くお詫びいたします」など、ストレートに謝罪の言葉を伝えてください。そのうえで、誤りについての情報を、わかりやすく記す必要もあります。送信した内容に間違いがある場合には、間違った情報と正しい情報を両方とも記載したうえで、再度「正しい情報」について強調するのがオススメです。また間違いが起きてしまった理由について説明すると、より丁寧な印象になります。言い訳をしていると思われないよう、簡潔に理由を述べ、謝罪しましょう。
また、本来送信するべきものではないメールを送信してしまった場合、相手に削除してもらう必要があります。「恐れ入りますが、至急削除してくださいますよう願い申し上げます」などとすることで、丁寧に依頼できます。