ビジネスでは、相手と打ち合わせをする機会も多いものです。忙しい者同士が顔を合わせて話をするためには、日程調整が必須です！ これをスムーズにこなせるようになれば、社会人としても一つレベルアップできるかも!? メールで打ち合わせの日程調整をするときのコツを紹介します。
■日程は複数提案
日程調整とは、双方の予定をすり合わせて、「この日なら会える！」と約束することを言います。新社会人にとっては、「なんだそんなこと」と思うことかもしれませんね。日程調整は、ビジネスだけで行うものではありません。例えば友達と遊ぶ約束をしたり、恋人とデートの約束をしたり……日常生活の中でも、ごく自然に行っています。
しかし話がビジネスとなると、難しい点も多くあります。相手が多忙な場合、または積極的に自分に会おうとはしてくれない場合など……。少ないやりとりでスムーズに日程調整を行うことは、仕事を円滑に進めていくためにも重要なことなのです。
このためには、まず日程の提案から工夫をする必要があります。ただ単に「お客様のご都合のよろしい日時はありますでしょうか」と丸投げしてはいけません。「本当にビジネスをする気があるのだろうか」と疑われてしまいます。反対に「○月○日でお願いします」と押し付けるのもNGです。高圧的な態度と思われてしまうでしょう。ベストなのは、いくつか選択肢を挙げて、相手の意見を聞いてみること。「○月○日、×日であれば終日、○月△日であれば14時以降が空いております。ご都合はいかがでしょうか」などと記載すれば、相手が困ることもないでしょう。どれも都合がつかなければ、相手に都合の良い日時を提案してもらえばOKです。
■日程とともに伝えるべきこと
日程調整の際には、日程以外にも伝えておかなければならないことがあります。それが「場所」に関する情報です。