先方との大切な打ち合わせ……ちゃんとスケジュールを調整して、日程を決めたのに、駄目になっちゃった！ ビジネスの状況は刻一刻と変化していくものですから、こんなこともあるでしょう。決めておいた日程がダメになったとき、社会人としてすぐにやるべきことは、先方に日程変更の依頼をすることです。こんなときには、どんなメールを作成すれば良い？ 気になるマナーを解説します。
■まず伝えるべきなのは「お詫び」
メールで日程変更の依頼をするときに、まず伝えるべきなのは相手への謝罪の気持ちです。せっかく日程調整していただいたものを、こちらの都合で変更してもらうわけですから、誠心誠意謝罪しましょう。挨拶を終えたら「大変申し訳ございません。○月○日に予定しておりましたミーティングですが、日程を変更させていただけませんでしょうか」と書きましょう。謝罪の気持ちと日程変更依頼という二つの情報を、スマートに伝えることができます。
■改めて候補日を提案する
日程変更を依頼する際には、次の約束を確実にすることも重要なポイントです。間違っても、「再度都合の良い日をお知らせください」なんて、相手に丸投げしてはダメ！ 「商談をする気がないのかなぁ」なんて思われてしまいます。
最初の日程調整では、まず自分からいくつかの日程を提案してみて、相手の意見を伺うのが基本です。日程を変更していただく際にも、これと同じ手順を踏みましょう。3つから5つくらいの選択肢を挙げ、相手に選んでもらいます。もちろん、この提案がすべて相手に却下される可能性もアリ。その場合「もしこれらの日程で難しければ、××様のご都合のよろしい日をお教えください」と付け加えておくのがベストです。