ビジネスに関するメールをやり取りしていると、「返信不要」と書かれたメールを受け取ることもあるかと思います。言葉どおり「返信は不要です」という意味なのですが……新社会人としては「え!? どう対応するのがベストなの？」と悩むことも多いのではないでしょうか。返信不要と書かれたメールへの上手な対処法、また使い方についてもレクチャーします。
■「返信不要」は思いやり
ビジネスパーソン同士のやり取りは、迅速に行う必要があります。メールを作成するのにも、時間と手間がかかるもの。1通なら数分で済むかもしれませんが、何通ものメールに返信する必要があるとなると……多くの時間が必要になってしまいます。こうした手間を軽減するために使われているのが、「返信不要」という文言です。
メールの中には「用件だけ確認してもらえれば、それで良い」というものも多いはずです。打ち合わせ日程の確認やちょっとしたお礼など……「わざわざ返信していただく必要はありません」と一言添えるだけで、相手の負担を軽減できるものなのです。
■「返信は不要」だけど「してはいけない」わけではない
「返信不要」は相手への思いやり。しかし社会人にとっては、同時に頭に入れておかなければならない点もあります。それは「返信が不要だからといって、返信してはいけないわけではない」ということです。例えば相手から感謝のメールが届いていて、「返信不要」と書かれていたとしても……「感謝してくれたんだ！ うれしい！」という感情は、生まれるはずです。メールで返信しても良いですし、あとで直接、「こちらこそありがとうございました」と伝えるのも良いでしょう。
また、返信不要と書かれた内容であっても、疑問点が生まれたときには返信して確かめるべきです。「返信不要」とはあくまで「お忙しいでしょうから、わざわざ返信いただく必要はありませんよ」という相手の気遣い。