「今度のプロジェクトに適任の社員は？」に即答できない問題を解消—SmartOps、社員情報の一元管理と集計機能を無料提供

デフィデ株式会社（東京都港区赤坂2-4-6、代表取締役：山本 哲也）は、社内業務クラウド「SmartOps」において、中小企業のExcel・紙・共有フォルダに分散しがちな社員情報を一元管理する「人事管理」機能の提供を開始しました。入社時の情報から所属・役職・雇用形態・連絡先・異動・退職、経歴・スキルなどを一か所に集約し、最新版の確認や複数ファイルへの転記、手作業での集計を削減。組織図、スケジュール、ToDo、お知らせとも連動し、社員情報の更新を日々の社内業務につなげます。基本機能は人数制限なく無料で、現在のExcel名簿を指定フォーマットから取り込み、担当者ひとりで試すことができます。

■「社員名簿_最新版」が増え続ける。Excel人事管理の更新・確認作業を減らす
社員数が少ないうちはExcelでも管理できます。しかし、入社・退職・異動、住所や連絡先の変更が重なると、社員名簿、緊急連絡先、資格一覧など複数ファイルの更新が必要になり、「どれが最新版か分からない」「同じ情報を何度も転記する」といった問題が起こりやすくなります。
SmartOps「人事管理」は、社員情報をひとつの場所に集約。個人情報、雇用情報、労務情報、経歴・スキル、福利厚生・健康などを社員ごとに整理し、名前から必要な情報へすぐアクセスできる環境を提供します。
変更は一か所に反映するため、複数のExcelを探して修正する作業を減らし、人事・総務担当者が「情報を探す・転記する・確認する」時間の削減を支援します。

■担当者しか分からない人事情報を、組織で使える情報基盤へ
人事情報の保存場所やファイル構成が特定担当者の経験に依存すると、その担当者が休職・退職した際に、必要な情報を探せない、集計方法が分からないといった属人化リスクが生じます。
SmartOpsでは、社員情報を統一された画面で管理し、所属部署・役職・契約形態・連絡先・異動履歴などを確認できます。必要な情報を一元化することで、「どこに何があるか」を担当者の記憶に頼る運用からの移行を支援します。
年齢構成、在籍年数、資格保有者など、条件に応じた社員情報の確認・集計にも活用でき、経営・人事が必要な情報へアクセスしやすい状態をつくります。