■依頼メールのポイント：相手の気持ちに訴えかける

メールで依頼するときに最も気にかけるべきは、相手の気持ちです。「やってもらって当たり前」という書き方をしてしまうと、相手がムッとしてしまって、「今忙しいからムリ」と断られてしまうこともあるんです。

例えば、打ち合わせ資料の確認をしてもらいたいとき。「あの人は資料作りが上手いから確認してもらいたいなあ」と思っていても、メールの文面に表れていなければ意味がありません。もともと相手の仕事に入っていなかった業務を依頼するんですから、気持ちに訴えかけるような文章にしたいものです。

悪い例：　「明後日の打ち合わせで使う資料の確認をお願いします。このメールに添付したので、明日中に確認して連絡してください」

この書き方ではなぜその人に依頼するのかが分かりませんよね。しかも、メール1本で依頼を簡単に済ませてしまっていて、丸投げ感が否めません。受け取ったとしても、「こんな仕事をする義務はない」と怒って、無視されてしまうでしょう。

良い例：　「明後日の打ち合わせで使う資料作りをしているのですが、田中さんに見てもらえると自信が持てるのですが。お忙しいところ恐縮ですが、後ほど説明に伺いますので、ご意見をいただけると嬉しいです」

この書き方の良いポイントは、なぜその人に依頼するのかが伝わるという点です。しかも、メール1本で済ませることなく、直接お願いに行く姿勢が表れています。このような姿勢で依頼されたら、悪い気はしないでしょう。

■依頼内容は明確にする

見積もり依頼や、申請書類の処理といった定型業務の場合、メール1本で依頼してマズいということはありませんよね。そんな場合に大切なのは、依頼内容を明確にするということです。もちろんここでも「やってもらって当たり前」という態度は禁物です。あくまで「お願いする」という姿勢は保ったまま、かつ内容をはっきりと述べましょう。

例えば見積もり依頼なら、商品名と数量、納期などをはっきりさせます。講演をお願いするなら、開催日程や場所、人数、謝礼などを明確にして依頼しましょう。漠然とした書き方をしてしまうと、その依頼がどの程度本当のことなのかわかりません。後ほど正式な依頼をもらう前の根回しだと取られることもあるでしょう。

時にはハッキリと言いたくない依頼もあるかもしれませんが、ビジネスでは数字をきちんとさせておくのは大切なことです。お願いしたのにやってもらえていない、いやいや頼まれていない、という問答になるのを避けるためにも、依頼内容は明確にしておきましょう。

■立場が上だからって、偉そうにしない

資料確認なら依頼者の立場が下ですが、見積もりの場合、依頼者はお客さんの立場ですよね。でも、客だからと言って偉そうにして良いわけではありません。大手企業が部品を発注するときなどにありがちかもしれませんが、どんな力関係であってもビジネスの大事な取引先であることに変わりありません。礼儀を尽くして、相手を敬う気持ちを持ちましょう。部品などを供給してくれる会社がなければ、どんな大企業だって成り立たないのですから。

また反対に、中小零細企業だからといって必要以上にへりくだることもありません。依頼されたことを責任を持って実行する、それが大切です。

メールで依頼をするというのは、やり方によっては失礼に当たります。時と場合に応じてさまざまな依頼方法を駆使しつつ、周囲と良好な関係を築いていきたいですね。

（ファナティック）