うっかりを防ぐ! ビジネスで大事なメールを見落とさない秘訣3つ
■受信トレイがパンパンだと、人間関係、お金にまで影響
仕事で使っているメールアドレスでも、プライベートのメールアドレスでも、メールがパンパンになっていて「未読メールが6,000通」なんて人はいませんか? 自己啓発系のメールマガジン、ホテル予約のメールマガジン、ブログの更新通知、通販サイトのおすすめメール……。大量のメールが溜まっていて、必要なメールが埋もれてしまっているのではないでしょうか。
新しく届いたメールだけに対応していれば良い、というのは間違いではありませんが、受信トレイがパンパンになっているとどうしても重要なメールを見逃すことが多くなります。取引相手からの挨拶、懇親会の招待。人脈作りで知り合った素敵な人からのメール。クレジットカードの年会費約款の改定。仕事自体に影響を及ぼさないかもしれませんが、それに付随する人間関係がぎくしゃくしたり、知らない間にお金を払う羽目になっていたり。様々な悪影響が考えられます。
■メールを減らす方法
まず、届くメールを減らすことを考えましょう。溜まっている未読メールはこの際全て削除する。その後に1通ずつ届くメールを確認して、読まないメールマガジンは解約する。解約できないなら、キーワードで指定して迷惑メールフォルダ行きにする。この設定のひと手間によって、それから届くメールが劇的に減っていきます。
次に、もう読まないメールをどんどん放り込むための「処理済み」フォルダを作りましょう。仕事で返信したり、頼まれた仕事が終わった場合には、そのメールを「処理済み」にするのです。こうすることで、メールの表玄関である「受信トレイ」に残るメールがなくなっていきます。案件ごとのフォルダを作っても良いですが、その案件自体が終わったときには処理済みに回すというひと手間をかける必要があるでしょう。
■自動仕分けを有効に活用する
読んでも読まなくても良いメールマガジンなら、自動仕分け機能を使って自動的にフォルダに振り分けられるようにすると良いでしょう。キーワードで指定してメールマガジンフォルダに移動させて、同時に既読にしてしまえば、「未読○件」表示に影響しません。気になったときに見に行けば、自分のペースで見ることができます。
ただし、キーワードや条件指定でフォルダに自動仕分けする際には、はじめの内はうまく仕分けされているかどうか確認するようにしましょう。大ざっぱなキーワードにしてしまうと、仕事のメールもそちらに仕分けられてしまう可能性があります。
このような方法を重ねて使っていくことで、受信トレイに残るメールは5通まで減らせることができます。そうすると、受信トレイ自体がToDoリストになってくれるんですよ。大事なメールを見落とさないだけでなく、仕事の効率もアップするでしょう。
(ファナティック)