うっかりを防ぐ！ ビジネスで大事なメールを見落とさない秘訣3つ (1/2ページ)
■受信トレイがパンパンだと、人間関係、お金にまで影響
仕事で使っているメールアドレスでも、プライベートのメールアドレスでも、メールがパンパンになっていて「未読メールが6,000通」なんて人はいませんか？ 自己啓発系のメールマガジン、ホテル予約のメールマガジン、ブログの更新通知、通販サイトのおすすめメール……。大量のメールが溜まっていて、必要なメールが埋もれてしまっているのではないでしょうか。
新しく届いたメールだけに対応していれば良い、というのは間違いではありませんが、受信トレイがパンパンになっているとどうしても重要なメールを見逃すことが多くなります。取引相手からの挨拶、懇親会の招待。人脈作りで知り合った素敵な人からのメール。クレジットカードの年会費約款の改定。仕事自体に影響を及ぼさないかもしれませんが、それに付随する人間関係がぎくしゃくしたり、知らない間にお金を払う羽目になっていたり。様々な悪影響が考えられます。
■メールを減らす方法
まず、届くメールを減らすことを考えましょう。溜まっている未読メールはこの際全て削除する。その後に1通ずつ届くメールを確認して、読まないメールマガジンは解約する。解約できないなら、キーワードで指定して迷惑メールフォルダ行きにする。この設定のひと手間によって、それから届くメールが劇的に減っていきます。
次に、もう読まないメールをどんどん放り込むための「処理済み」フォルダを作りましょう。仕事で返信したり、頼まれた仕事が終わった場合には、そのメールを「処理済み」にするのです。
