■心当たりはないですか？　平積みの書類の
メールやデータがデジタルに置き換わっている現在でも、あいかわらず紙の書類も必要ですよね。結局印刷して、パッと目に入る状態にした方がわかりやすいのは確かです。しかし、書類というものは得てして無駄が多いもの。1枚の書類でも積み重ねればボリュームが出ますし、それが何の書類なのかわからなくなってくるものです。

平積みの書類には大きなデメリットがあります。必要なときに取りだせないのです。

こんな経験はありませんか？　案件ごとに書類をクリアファイルに分けたけれど、そのまま平積みしてしまって、結局探すのに時間がかかる。大事な書類、そうでない書類、資料となる本、雑誌、パンフレットなどが山積みになってしまう。一つ一つに少なからず意味はあるかもしれないけど、たまってしまうと「まとめて捨てちゃいたい」と思ってしまう……。

■デスクの整理・整頓は、書類の目的を決めるところから
こういったデスクの整理・整頓は、それぞれの書類に「作業に必要なもの」、「保管して、参照したいもの」といった目的を決めてあげるところから始めましょう。

まず、当面の作業に必要な書類ってありますよね。今日中に使う書類、または今週中に使う書類です。どのくらいの期間のものを言うのかは、業界や職種によって様々でしょうが、基本的には「デスクに立てて置いておける程度」にすると良いでしょう。作業中はデスクを広く使った方が効率が良いので、それを妨げないスペースに立てて置くくらいが望ましいのです。

次に、「保管して、参照したいもの」については、保管の基準を決めましょう。自分だけの字引のように手の届くところに保管しておきたいものや、普段は見ないけど、この職場として置いておいたほうが良いものなど、いくつかの基準が考えられるでしょう。デスクの引き出しの中に立てて入れられるように仕切りを作ったり、職場の棚にスペースを作るなどして、保管すべき場所に保管すべき期間、置いておくのです。

■ラベリングよりも、書類の流れを作ってしまおう

書類が何用なのか判別するために、ラベリングしている人も多いでしょう。しかし、ラベリングよりもまず、上記の「目的決め」をしてしまったほうが効率的です。なぜなら、ラベリングしてしまうと、何でもかんでも「とりあえず」溜めこんでしまうことになるからです。

「作業に必要な書類」はデスクの上に立てて少量を置く。「当面は保管して参照したい書類」はデスクの中や職場の棚に立てて置く。必要なくなったら捨てる。この流れを作ってしまえば、書類の置いてある場所だけで、誰から見ても重要性が明らかになります。急に体調不良で休んでしまっても、上司に言づてで仕事を回してもらうことができるという嬉しい副作用もあります。

いかがでしょうか。机の上がすぐに平積み書類でぐちゃぐちゃになってしまう人は、おそらく書類の目的決めができていないのではないでしょうか。思い当たるフシのある人は、早速この方法を試してみましょう。ラベリングをするより楽に始められて、かつ仕事のスピードアップになりますよ。

（ファナティック）