忙しい社会人にとって、メールは強い味方です！ 相手が忙しいときでも、取りあえず用件を送信しておくことができますからね。しかし時には、メールの内容に注意するべきタイミングもあります。特に注意したいのが、訪問する約束をキャンセルするとき！ こんなときに送るべきメールとは、どんなものなのでしょうか。そのマナーについて詳しく解説します。

■基本は電話で。メールの場合は内容に工夫を

事前に取引先を訪問する約束をしていたにも関わらず、理由があってキャンセルせざるを得ないとき……連絡する方法は重要なものです。言いにくいことだからこそ、メールを使いたい！という気持ちもわかりますが、この方法はあまりオススメできません。取引先の方もあなたの訪問に予定を合わせてくれているはず。メール一本でキャンセルを伝えられたら……気分を害することも考えられます。

こんなときの連絡は、電話が基本です。相手に直接、自分の言葉で謝罪と事情を伝えてください。そうすることで、より気持ちも伝わるはずです。もしも電話で連絡が取れなかったとしたら、そのときこそメールの出番です。取りあえず早急に、予定をキャンセルしてほしいことを伝えてください。またこうした場合にも、メール一本ですべてを完結させるのは禁物！ 「取り急ぎ、ご連絡まで」としたのちに、再度電話で連絡を取り、改めて事情を伝えるのが良いでしょう。

■感謝の言葉も忘れずに

こちらの都合で約束をキャンセルするときに忘れてはいけないのが、謝罪と感謝の言葉です。自分の都合で予定をキャンセルするのですから「大変申し訳ございません」という言葉が出てくる方は多いはずです。その謝罪に対して「わかりました」と言ってもらえたら、次に伝えるべきなのが感謝の言葉です。相手の気持ちを受け止めてください。

■再度日程の調整を

最後に忘れてはいけないのが、再度日程を調整することです。こちらは、メールが活躍してくれることでしょう。キャンセルしたことをお詫びした上で、相手の都合を伺いましょう。相手の予定に合わせるなど、円滑な関係を壊さないための工夫も必要となります。

訪問する約束をキャンセルする場合には、メールでの対応だけでは不十分です。ほかのコミュニケーションの方法と組み合わせて、上手に活用してくださいね。ビジネスをうまく進めていくためにも、頭に入れておきましょう。

（ファナティック）