各々がどのような仕事にどれくらいの時間がかかったのかを測り、部署内で共有することによって、自分なりに効率化しようという意識に変わります。

また、部署内の共通の作業については平均時間を基準として示すと、それより早く作業を終えようという気持ちになり、結果的にスピードアップにつながるそうです。

効率的な人のやり方を取り入れようという意識になるため、全員の仕事スキルを上げることにもつながるわけです。

■4：「仮」でスケジュールを取っておく

40代の多くは中間管理職のため、他人に時間を奪われがち。スケジューラーなどでスケジュールを共有している場合は、2週間先まで予定を入力してしまいましょう。

細かな調整は後で行えば大丈夫。こうすれば、他の人はその時間に予定を入れなくなります。

また、顧客とのやり取りでも相手に候補日を出してもらうのではなく、「◯◯日の△△時は空いていらっしゃいますか？」などと自分が候補を出すようにしましょう。相手に失礼のないやりとりをすればまったく問題ありません。

■5：メールの返信は「自主ルール」を作る

メールをうまくさばいている人は「自主ルール」を決めています。

全メールを「顧客から」「ジャッジを求められているもの」「情報共有」の3つに分け、情報共有以外の2つについて重要なものはいったん素早く返信し、詳細は後でメールする旨を伝えるようにするなど。

それ以外にも、できるだけ短く返す、二度読みはしないなど、自分なりのルールを決めましょう。

■6：情報は必要最低限にし「どう編集して」「何を語れるか」を考える

ネットサーフィンやSNSのチェックは時間の浪費になるだけでなく、情報への依存や他の人との比較による不安などさまざまなデメリットを生むことも。

そして40代は情報を知っていることより、「それをどう語るか」が求められるもの。ネット上の情報は断片的なので、あたかもわかったような気になってしまいますが、それらを頭のなかで編集することが大切だということです。