しかし、毎回「××様はいらっしゃいますか？」と名指しされるとはかぎりません。部署名や担当だけを提示されたり、用件だけを先に伝えられる可能性もあります。

特に製品やサービスについて、お客様から問い合わせがあった場合などは、瞬時に該当する部署や担当に取り次がなければいけません。

電話相手が何を求めているかを即座に判断し、「担当の者に変わりますので少々お待ちください」と言って保留にし、該当する担当者に取り次ぎましょう。

しかし、相手が求めている担当者が誰だかわからない時もありますよね。そんな時は遠慮せず、周りの人や上司に聞くことが大切です。

「〇〇のサービスについてご質問なんですが」と用件をまとめ、近くにいる上司に誰に取り次げばいいのかを質問しましょう。誤って見当違いの人に取り次いでしまっては、二度手間ですし電話相手に対して失礼となってしまいます。

相手の希望する人が外回りや打ち合わせなどで不在の場合、すぐに「後で折り返しますので」と言いたくなってしまいますよね。

しかし、電話の内容の重要度はまちまち。ただ挨拶程度の内容や、緊急を要するものまで様々です。

相手の希望する人が不在の場合は、「その人がいつ戻るか」をまず伝えましょう。

例：「××は14時頃帰社予定ですが、いかがいたしましょう？」

そうすることにより、電話の相手が「では、またかけなおします」や「折り返しの電話をいただけますか？」と希望を述べてくれるはずです。返事や挨拶程度の内容なら、伝言で済むこともあります。

大切なのは、見通しを伝える事。担当者が不在の場合はいつ戻るか、を伝えることで相手に負担のない対応を判断することができるのです。

デスクの上に常にメモを用意しておけば、いざという時焦りません。