メールの利用が多くなってきた現代社会では、ペーパーレス化を進める企業もあり、個人でも普段の知人とのやり取りはメールになってしまって封筒は使用しないという場合も少なくありません。そういった人たちに速やかな返信を促すのに役立つのが返信用封筒です。

宛先や宛名を予め記入しておくのは基本的なマナーですが、それが送り主にとっても受け取り主にとってもメリットになると知っておきましょう。受け取って必要書類を入れて返信する側にとっては宛名をいちいち記入せずに投函できるのがメリットです。一方、それを受け取る側としては誤送を防ぐことができるメリットがあります。返信の手間が少ないことから時間的にも速やかに返信が期待できますが、それに加えて誤送によるトラブルを避けられるため、確実に最短の時間で返信を手に入れられる方法なのです。ただマナーであるだけでなく、迅速さと確実さでも効果が高いのが返信用封筒の利用になります。

■「行」「宛」を使うシーンとは？

返信用封筒を同封して送る際の基本的なマナーとして、宛名や宛先を正確に記入しておかなければなりません。初めて記入する際には自分宛や自社宛の際にどのような表現をしなければならないかで悩んでしまうでしょう。

基本的には「宛」か「行」を宛名の最後に使用してあれば問題ありません。両者を使い分けする必要性はそれほど高くはなく、慣習として「行」を用いているケースが多いという程度です。「宛」や「行」の代わりに「御中」や「様」などを使用してしまうなどのマナー違反であり、いくら効率主義で考えたとしても使用してはならないと肝に銘じておきましょう。自分で自分に対して敬称をつけるという解釈をしても、相手に対して自分に敬称を使用するように要求すると考えてもマナーとして正しくありません。基本として「宛」か「行」を使用すると覚えておけば安心です。

■住所や名前はどこに書く？

返送用封筒を返送しなければならなくなったときに差出人の住所や名前をどこに書くのかで悩む場合もあります。送ってきた側が指定してくれていればその場所に記入すれば差し支えありません。