ビジネスライティングに慣れていない人の場合には根拠を先に述べた上で結論を導き出すという書き方をしてしまいがちです。しかし、スピードが重視されるのがビジネスの現場であり、結論をまず述べた上で、それをサポートする根拠や自分の考えを列挙していくという書き方が望まれるようになっています。報告書がしっかりかけていると評価につながることもあるため、最低限の書き方のルールは押さえておきましょう。

■引用は詳細かつ明確に

報告書を書く上では行われた研修や講習会、イベントなどについての事実を列挙するだけでは不足しています。その背景にある事実や得られた結果から考察できる点についての記載も求められるのが一般的です。その報告を受けて、研修や講習会、イベントなどの内容や結果をどのように生かしていくかが明確にならなければ、報告書の意味がありません。

その背景説明や結果の考察を行う上で重要になるのが引用です。報告書では、今回の結果と他のケースにおける結果を比較してさまざまな検証をする可能性もあるかと思います。その際には文献などを正確に引用することが重要です。引用する際には出典元を誰でも辿れるように詳細に記入しておくことが欠かせません。文献の場合にはタイトルと著者、出版社や発行年、ページ数といった情報が必須です。また、インターネットからの情報である場合にはURLとサイト名、アクセス日時を明記するのが基本的な書き方となっています。特に失われる可能性のある情報源やデータである場合にはバックアップを自らとっておくようにしましょう。

■所感・感想は最後にまとめる

報告書はあくまで客観的な視点から記載されなければなりません。もし得られた結果や客観的な考察をもとに自分の所感を交えた考察や感想を述べたい場合には、本論とは別枠にして扱うようにしましょう。客観的な事実と主観的な意見を混同させてしまうと、それだけでわかりにくい表記になってしまいます。誰もが読みやすくするためには、所感は報告書の最後に簡潔に書くというのが報告書の書き方の基礎をして押さえておきたい点です。

また、客観的な事実と所感を混同して書いてしまうと、それだけで不正確な内容の報告書になってしまいます。新入社員なら提出前に一度見直して、報告する内容と所感が混ざっていないかを確認してから提出しましょう。

いかがでしたか？ 報告書は新入社員にとって最初に立ちはだかるカベと言えますが、コツさえつかめば簡単に書くことができます。今回ご紹介した内容を参考に、最初の報告書を仕上げましょう！