そんな経験のある方も少なくないと思いますが、そうしたムダな1～2時間が、たった数分で済むようになるわけです。

作業時間を短くできない人は、「時間がない」といいながらいつまでも作業をやっているもの。その結果、知らず知らずのうちに家族と過ごす時間や趣味の時間などを失い続けることになります。

でも、そういう人たちは、Excel業務になぜそんなに時間がかかってしまうのでしょうか？ そのことを解き明かすためには、Excelの作業に共通する仕事の流れを把握することが大切だといいます。

1.ファイルを開く（あるいは新規作成する）

2.数字、文字、図（グラフを含むオブジェクト）などの編集作業をする

3.書式設定で形を整える

4.印刷する

5.ファイルを保存して閉じる

印刷しなかったり、図形を使わなかったりする場合もあるとはいえ、それ以上のプロセスが発生することはないわけです。

■時間短縮の鍵は「ピボットテーブル」

なお、このプロセスを時間がかかっている順に並べ替えると、2.［編集］ → 3.［書式］ → 4.［印刷］ → 1.＆5.［ファイル操作］の順になります。

そしてExcelをうまく活用している人は、特にこの上位2つのプロセス［編集］と［書式設定］に関する操作を上手にこなしているというのです。

そして、この［編集］と［書式設定］の役割を同時に行う最強の機能が「ピボットテーブル」（データをさまざまな形に加工、分析する機能）。

ピボットテーブルをうまく活用することが、「残業をしない人」への近道になるということ。

現代の企業においては、スピードが最優先されるもの。会議で質問が飛んできたときにも、迅速な対応が求められます。

だからこそ、そんなとき、映していたパワーポイントからサッとExcelのデータに切り替え、ピボットテーブルで大量のデータをまとめなおし、リアルタイムに回答できれば評価も高まるはず。

また、会議前に自分でデータ分析をする際にも、ピボットテーブルは役立つそうです。