社会人になりプレゼンテーションをする場面が出てくると避けて通れないのが、マイクロソフトオフィスのパワーポイント、通称パワポです。どのくらい使うかは人によりますが、誰かに報告をするときにパワポの資料があれば分かりやすいのはたしかでしょう。そこで、知っているといいパワポの便利機能について、社会人に教えてもらいました。

■スライドショーのスタートのショートカットは覚えておこう

・F5でパワポの再生が始まる。ショートカットキー使えるとパソコンがある程度は使えると思われる（男性／27歳／建設・土木）
・Shift+F5で途中からスライドショーを始めることができる（男性／40歳以上／情報・IT）

パワーポイントを使う場合、プレゼンでは必ずスライドショーの再生を行うことになります。メニューから選んでスタートすることもできますが、キーボードのボタン一発で再生が始められるほうが簡単で便利ですよね。プレゼンの練習をするときから使える機能なので、ぜひ覚えておきたいですね。

■見栄えが良くなる工夫

・マスタで全ページに同じ場所同じ記号を入力できる。時間短縮と、位置まで全くズレることなく入力できる（男性／27歳／マスコミ・広告）
・グリッド線の機能を入れるとキレイなスライドが作れる。図などがグチャグチャなスライドを見たことがあるため（男性／26歳／学校・教育関連）

スライドショーでは、注目してほしいところに視線を集められたほうがいいですよね。そのためには、全体がキレイに整っていて見やすいことが必要になります。全ページに同じ情報を入れたいなら、スライドマスタを使って効率的に作成するといいでしょう。

■会社ではシンプルなパワポ資料を心がける

・無駄に機能を乱用しないこと。機能を使い過ぎて見づらさを感じたから（男性／23歳／不動産）
・会社ではアニメーションを使わないことに驚いた。初めてやったプレゼンでアニメーションを使ったら注意された（女性／27歳／電機）

パワポには、アニメーションをはじめとして、さまざまな機能があります。しかし会社で一般的に行われるプレゼンでは、シンプルに内容が伝わることが重視されます。アニメーションを入れるとしても、一つのプレゼン内で一つだけ、もしくは特に強調したいところだけにするといった工夫をしましょう。

■知らなくても調べられればオッケー

・ヘルプ機能と検索機能を使いこなせれば大抵、問題ない。要領よく調べることができればわからないことにつまずいても問題ない（女性／26歳／団体・公益法人・官公庁）

便利機能を知らなくても、パワポ自体のヘルプ機能から検索することができます。ショートカットキーについては、そもそもメニューのプルダウン表示に小さく書かれていたりします。「こういうことがしたい」と思ったら軽く周りの人に聞いたりネットで調べてみて機能の名前を知り、詳しい使い方は自分でヘルプ機能で学ぶ。そういう習慣がつけば、どんどんパワポでできることが増えていきます。

■動画は効果的に使用する

・最新のものでは動画だけでなく、音声も再生できる。効果的に使用することで印象に残りやすい（男性／40歳以上／金属・鉄鋼・化学）

スライドショーは基本的に、動きがありません。そのため、アニメーションを使って注意を促したくなるでしょう。それ以上に注目を集めることができるのが、動画です。パワポには動画が貼り付けられて、再生のタイミングも操作することができます。動画でないと伝わらない情報を載せるなら、効果的に動画を使ってみましょう。

■発表本番をスムーズにする工夫

・保存の際、ファイルの種類を「PowerPointスライドショー」にすると、スライドショー専用のファイルを作ることができる（男性／26歳／自動車関連）

プレゼンの本番をする際、パワポの元ファイルを開いてスライドショーの再生を行う人が多いでしょう。もちろん社内でちょっとした発表ならそれで充分ですが、社外で絶対に失敗したくないプレゼンの場合、はじめからスライドショーになっているファイルを作っておくこともできます。もちろん万一に備えて元ファイルも保存してすぐに開けるようにしておくべきですが、再生が簡単でシンプルというメリットは大きなものです。

パワーポイントをあまり使わない仕事もありますが、デスクワークが中心ならパワーポイントを使う場面はいずれ出てくるでしょう。基本的な使い方を知ったら、あとは少し便利に使える機能を知っておくことで、さらに効率的に資料作成ができますね。シンプルでキレイで効果的な資料を作って、一目置かれてみませんか。

（ファナティック）

マイナビ学生の窓口調べ
調査日時：2016年10月12日～2016年10月13日
調査人数：社会人男女405人（男性204人、女性201人）