大学生になると教授とメールのやりとりをする機会がありますよね。講義内容、リポート課題についての質問、またゼミの連絡事項などを教授にメールすることがあるでしょう。たとえ教授と仲がよくても、しっかりマナーを押さえたメールを書くことが大切です。今回は、教授へのメールの書き方と送る際の注意点をご紹介します。

■教授へのメールは学校のメールアドレスから送ろう

教授へメールを送る際にまず気をつけたいのがメールアドレスです。スマホから個人のメールアドレスでメールを送るのはやめましょう。
教授がメールチェックを行い、返信メールを送信するのはほとんどPCからです。ところが携帯のキャリアメールでは、スパムメール対策のためPCからのメールをオミットするフィルターを導入していることも多いです。教授からの返信があっても、携帯側ではじく設定になっていると、受信しても気付かなかったり、受信自体ができなかったりします。スパムメールと自動判定してごみ箱に送られていた、そもそも受信されていなかった、なんて話が非常に多く、「送った・送ってない」でトラブルになる可能性すらあります。

教授へのメールは、基本的に大学から支給されたメールアドレス、せめてGmail、Yahoo!メールを使用してメール送信しましょう。メールアプリを使えばスマホでも簡単にメールのやり取りができるので、ぜひ登録しておきましょう。

■教授にメールを送る際の適切な形式は？

教授へのメールは、最低限のビジネスマナーを守った形式にしましょう。メールの形式では以下の項目は必ず記載しましょう。

●件名(Subject)
●宛名
●自分(送信者)が誰なのかを明示
●本文
●結びの言葉
●署名

それぞれの項目で守るべきマナーや教授の手を煩わせずにメールを読んでもらえるコツがあります。以下ではそれぞれ作成のコツをご紹介しますのでぜひチェックしてみましょう。

■教授へのメールの件名の書き方

まずメールの「件名」ですが、メールの内容を具体的、簡潔に表したものにする必要があります。

例えば、
●実験心理学11月4日の講義についての質問です
●12月2日のゼミで配布するレジュメについて
といった、そのメールが何についてのものであるのかを件名だけでわかるようにします。これが、

●質問です
●レジュメ
などの漠然とした記載ですと、教授はそのメールを開いてくれないかもしれません。

■教授へのメールの宛名の書き方

次に「宛名」ですが、手紙と同じようにメール本文の頭に必ず入れましょう。
●鈴木 先生
●鈴木 教授

という記載で十分です。「先生」「教授」がそれだけで一種の尊称なので、さらに「様」を付ける必要はありません。
その下には、

●お忙しいところ失礼いたします。

といった一文を入れておくのがいいでしょう。
次に「自分(送信者)が誰なのかを明示」します。

●人文学部心理学科2年の高橋英樹(学生番号○○○○)です。

などと記載しましょう。

■教授へのメールの本文の書き方

そして「本文」です。本文の書き出しは、まずこのメールが何についてのものなのか、その総括を頭に持ってくるのがいいでしょう。例えば、

●11月4日の『実験心理学』の講義について3点ほど質問をさせてください。

などのように記載します。その後の文章も明確に簡潔に書くように心掛けましょう。例えば、

11月4日の『実験心理学』の講義について3点ほど質問をさせてください。
1.実験を行った後の検証ですが、相関分析以外の手法も使うべきでしょうか？
2.被験者の数はどの程度であれば信頼できるデータとなるのでしょうか？
3.今回の実験に関連して、何か参考文献はあるでしょうか？

といったふうに箇条書きで見やすく記載するのがいいでしょう。メールの本文がだらだら続くと、非常に見にくく読みづらくなるものです。本文を長く書く場合には、読みやすくするために、改行と1行空きをうまく使いましょう。

本文が終わったら「結びの言葉」を入れましょう。例えば、

●11月4日の講義は非常に興味深いものでした。もっと知りたくなりメールを差し上げてしまいました。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信をいただけますと幸いです。

といった文です。この後に、

●何卒よろしくお願いいたします。
を入れておくとベターですね。

最後に「署名」を入れます。最初に「自分が誰なのか」を記載していますが、メール末にも忘れずに必ず入れるようにしましょう。

人文学部心理学科
高橋英樹
学生番号：○○○○

という具合です。

以上のご紹介したポイントとまとめると、例文は次のようになります。

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件名：実験心理学11月4日の講義についての質問です
鈴木 先生

お忙しいところ失礼いたします。
人文学部心理学科2年の高橋英樹(学生番号○○○○)です。

11月4日の『実験心理学』の講義について3点ほど質問をさせてください。
1.実験を行った後の検証ですが、相関分析以外の手法も使うべきでしょうか？
2.被験者の数はどの程度であれば信頼できるデータとなるのでしょうか？
3.今回の実験に関連して、何か参考文献はあるでしょうか？

11月4日の講義は非常に興味深いものでした。もっと知りたくなりメールを差し上げてしまいました。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

人文学部心理学科
高橋英樹
学生番号：○○○
(念のためにここに自分のメールアドレスを入れても良いでしょう)

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教授へのメールの書き方をご紹介しましたがいかがでしたか？ 例文はあくまでも一例ですが、失礼にならないよう十分に気を配ったメールを作成するようにしましょう。また、送信してから「しまった！」とならないように作成したメールは必ず読み返して、誤字脱字、おかしな表現がないかをチェックするようにしてください。

(高橋モータース＠dcp)