新社会人のみなさんは社内会議用のプレゼンシートを作ったり会議のレジュメを作ったりと、資料を制作することがあるでしょう。その際にみなさんは資料の見栄えにどれくらい気を使っていますか？ できれば、それを見る人が「わかりやすい」「見やすい」と思うような内容がよく伝わる資料にしたいものですね。今回は「見やすい資料作成のコツ」についてご紹介します。

■見やすい資料を作成するには？

雑誌・書籍などのエディトリアル・デザインに長い経験を持つデザイナーに聞いてみたところ、資料を見やすくしたいのであれば以下のような点に注意すべきとのことです。

●最初に憶えたい！ 見やすい資料作成のコツ

1.大見出し・小見出し・本文・キャプションで使用する、文字の大きさ・フォントの種類はきちんと分ける。
2.フォントの種類を多用しない。
3.本文中に図表が入る場合には、本文のアタマそろえ・シリそろえを行う。
4.リポートなど縦フォーマット指定の場合は仕方ないが、プレゼン資料の場合は横フォーマットを使う。
5.色はたくさん使わない。3色など使う色を限定して効果的に。

■フォントの効能を知って見やすい資料を作成しよう

まず、資料といっても必ず「大見出し」「小見出し」「キャプション」はありますから、それぞれフォントの大きさ、種類はきちんと分けて使います。

例えば、大見出しは24Pointのゴシック体かつボールド、小見出しは16Pointのゴシック体かつボ－ルド、本文は12Pointの明朝体、キャプションは9Pointでゴシック体、という具合です。明朝体・ゴシック体の中にもいろんな種類がありますので、自分の好み、また資料の特性に合わせて最も読みやすいものを選びましょう。

フォントを分けて使うのはいいのですが、あまりに多くフォントの種類を使うと資料が散らかった見た目になってしまいます。また、ここは目立たせたいと思うあまりに普段使わないような奇抜なフォントを使うのはよくありません。
見出し・本文などでフォントをきちんと使い分けることで、しっかりとした見栄えのいい文書になります。

■デザインの基本！ 枠を意識する！

本文中に図表が入ってくる場合には、それによって本文のブロックが邪魔されないようにします。具体的には、図表の上下端、左右端に本文のアタマやシリがそろっているかに気を配りましょう。これがそろっていないと、見栄えがよくありません。

紙面デザインの基本でもあるのですが、本文のブロックや図表はこの枠内に収めるという「枠」を設定して、要素をきれいに配置するようにします。これを心掛けると非常に見やすい文書に仕上げることができます。

■「読ませるもの」か「見せるもの」かでフォーマットを変える！

資料を作成する際には、B5あるいはA4の用紙を使うことが多いでしょう。ほとんどの場合はA4用紙を使うのではないでしょうか。これを縦長に使うのか、横長に使うのかは実は重要な点です。それが「読ませたい資料」であれば縦長でもいいのですが、これがプレゼン資料の場合など、「見せる」のが主眼であれば横長に使います。

これは、プレゼン資料では図表などが多用され、また文章量も少なくキャッチコピーなどが入るぐらいですので、横長に使った方が都合がいいからです。作成する資料の性格によって、縦長・横長を使い分けるのがいいでしょう。見た印象が全く違いますからね。

■色は限定し、何を一番目立たせたいかを考える

資料を作成するにあたって色を多用するのはよくありません。これも目立たせたい、あれも目立たせたいと欲張って色をたくさん使うと、最も重要なものがどれなのかわからなくなります。使用する色の種類を限定して効果的に使うようにしましょう。

上記のような点に注意して作成すると見やすい資料になるとのこと。見やすい資料は説得力もあります。ぜひみなさんも参考にして、自分の資料作りの際に実践してください。あなたの社内での評価がぐんと上がるかもしれません。

(高橋モータース＠ｄｃｐ)