お詫びの手紙の書き方は？ 文例をチェック (2/3ページ)
●トラブルの原因、責任の所在、謝罪の意を盛り込む
せっかくお詫びの手紙を書いても、トラブルの原因や今後の対応、責任の所在などが抜けていると「形式的な謝罪」と受け取られ、相手に悪印象を与えてしまいます。
お詫びの手紙には、なぜそのようなトラブルが発生したのか、誰がどのように責任を取るのか、どのように対処するかなどを記載しましょう。そして、その上で謝罪の意を示す文面を盛り込みます。
ただし、一つ注意したいのが責任の所在についてです。業務上やむを得ないトラブルということもありますので、内容については、送る前に上司などに確認してもらいましょう。
●封筒の上書きに注意する
ビジネスシーンで文書を送る際、履歴書なら「履歴書在中」、請求書なら「請求書在中」のように、何を送ったのかを封筒に記すことが多いのですが、お詫びの手紙の場合には「謝罪文在中」などとは書かず、また届ける際は持参するのが普通です。
上記のポイントを押さえた「お詫びの手紙の例文」をご紹介します。
■お詫びの手紙の文例
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平成〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇〇〇様
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇
拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、ご注文いただきました「〇〇〇〇〇」につきまして商品の誤発送があり、大変ご迷惑をお掛けいたしました。誠に申し訳ございませんでした。
弊社にて調査いたしましたところ、商品の仕分け担当者による注文内容の記載ミスがあったことが判明いたしました。今後はこのようなミスが起こらないよう、指導を徹底してまいります。
なお、本来ご注文いただいておりました「〇〇〇〇〇」につきましては、すぐに手配が可能な状態になっております。
