☆理由を伝える

理由を伝えないと納得してもらえないですよね。「自分が担当することで迷惑がかかる」「ほかの仕事に影響が出てしまう」「クオリティが下がってしまう」「スケジューリングが厳しい」など思っていることを正直に伝えるといいでしょう。

☆提案する

自分が断ったとしてもその仕事はいつか、誰かがやらないといけない仕事だと思います。代わりにやれそうな人を推薦するという方法もありますが、その際は事前に推薦する人にも相談しておいたほうがいいですね。

断るといってもこのようなプロセスが必要です。「次はやってくれそうだな」という期待感を上司に思ってもらえるように、きっちりと説明しましょう。

◇取引先の場合

相手が取引先であっても、上司の場合と基本的な流れは同じです。順番に確認していきましょう。

☆感謝する

自社製品やサービスなどを頼りにしてくれているという点をまずは感謝しましょう。

☆断る

次に断る意思を示すことになりますが、「大変心苦しいのですが」「どうしても折り合いがつかず」などと本当は断りたくないという自分の感情を表現することがポイントです。

☆理由を伝える

もちろん理由も必要ですよね。「私の力不足で、ご提案を社内で通すことができなかった」 「繁忙期のためラインが手一杯になっている」「品質面で問題が生じてしまうかもしれない」などと現状をきっちりと伝え、社内で検討したということがわかるように説明するといいでしょう。

☆提案する

代替案を提示できるようであれば、伝えるようにしましょう。期日が厳しいのであれば「来月までであればお届けできる」といったように伝えることもできますね。取引先の本当の目的を理解して、代わりの案を提示すれば満足してもらえる可能性もあります。

■仕事では自分もまわりも大切に

仕事をやむなく断らないといけないときは、今回説明したように「感謝する」、「断る」、「理由を伝える」、「提案する」という流れを意識するといいでしょう。無理して仕事を抱え込んでしまうとまわりにも迷惑をかけ、自分の評価を下げてしまうことにもつながります。自分もまわりも大切にできるような断り方を身につけて、円滑に仕事を進めていきましょう。

（沖圭祐）

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