会社では何かしらミスをしてしまうこともあるでしょう、そのミスや失敗に対してどのように対処するかによって、成長できるかどうかが変わってきます。特に、社会人になると、一つのミスが会社に大きな損害を与えてしまいかねません。社会人になり、何らかのミスや失敗をしたときは、その原因や詳細を書類として上司などから求められる場合があります。その書類の一つが今回紹介する「顛末書」です。
顛末書は始末書、反省文など似たような書類がいくつかあり、求められる内容によって種類や書き方が異なります。今回は、その顛末書の書き方を例文つきで解説します。

■「顛末書」とは？始末書との違い

「顛末書」というのは、名前の通り、ことの顛末を説明するための書類です。つまり、仕事上でミスや失敗、不祥事などがあった場合に、会社に対して何があったか、どういう経緯があり、今に至るのか、詳細に説明するための文書です。自分のミスではなくても、トラブルが発生した場合にも、そのトラブルにかかわっていれば作成する必要があります。自分のためというよりも、今後同じ失敗、トラブルを起こさないように、「後世のための書類」という目的があり、ほかにミスがあった場合に各書類として「始末書」というものもあります。
会社によっては同じような使われ方をすることもあるようですが、厳密には違います。「始末書」はミスや失敗に対する謝罪や反省といった色合いが強く、「顛末書」はなぜそうなったのかという報告書で、「理由書」や「再発防止報告書」などとも呼ばれ、そのミスやトラブルが起こった状況や経緯、結果を詳細に記したものととらえましょう。

■顛末書を書くときのポイント

顛末書では「いつ」「どこで」「誰が」「何をして」「どうなったか」ということを簡潔に書きましょう。自分が原因のミスやトラブルの場合は特に、言い訳や失敗した時の自分の考えなどを説明してしまいがちですが、これでは事実が正確に伝わりません。あくまでも客観的に事実のみを記載することを心がけましょう。そして、できるだけ細かく具体的に経緯や行った行動などを記すことで、今後につながりますし、あとから見ても何が起こったかがわかりやすくなります。

■顛末書の書き方例

ここでは、顛末書の例文をご紹介します。この例文を参考に顛末書の構成や必要事項をおさえておきましょう。

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平成○年○月○日
○○部　○○部長
○○課　○○　印

平成△年△月△日、構内の工場前の路上にて、フォークリフトと社員との接触事故が起こりました。
事故について調査を行い、原因究明と再発防止の対策を講じましたので、下記のとおりご報告申し上げます。

・事故発生日時：平成△年△月△日　14:20頃
・事故発生場所：Ａ工場前
・事故詳細：フォークリフトと歩行していた作業員が接触し、作業員が右肩打撲、転倒による擦り傷
・当事者氏名：
フォークリフト運転者：○○課○○
けがをした作業員：△△課△△
・事故の原因

○○は、フォークリフトで資材の運搬を行っていた。資材の積み方が不安定で、そこに強風が吹き、資材があおられてバランスを崩しそうになったため、スピードを上げて、蛇行し、白線を超えて走行する状態になり、前方を歩行していた△△に接触してしまった。

・負傷の状態
打撲は全治1週間と診断されているが、骨などに異常はなく、すでに通常の業務に復帰している。（診断書は添付資料1を参照）

・対応
フォークリフト運転者の○○は再度、社外のフォークリフト講習を受講、社内のマニュアルを熟読することを指示した。

・今後の対策
資材の積み方にも問題があったが、社内マニュアルにて1度に運搬してもよいとされるパレットの段数よりも多く運搬していたということが分かった。

パレット置き場に、積載できるパレット数を明記し、目視でもわかるように黄色テープで高さの目安を示すことにした。

また、作業員も携帯で打ち合わせ中で注意力が散漫になっていた。路上での歩きながらの携帯電話は禁止することを、社内に徹底します。

・フォークリフト作業員は、定期的に社内テストを行い、マニュアルの徹底を図ることとしました。

今回は不詳の程度も軽く、大事故にならずに済みましたが、今後同じことが起きないよう、この顛末書を掲示板等にはり、朝のミーティング等で社内全員に携帯電話の使用ルールなどを通知しました。
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顛末書の書き方をご紹介しましたがいかがでしたか？ 自分のミスの場合はもちろんですが、そうではない場合でも、顛末書に起こすことで自分の中でも整理しやすく、冷静に振り返ることができます。失敗はしないほうがいいのですが、失敗しないと見えないこともあります。それを糧に成長することもできますし、後輩などにも注意喚起することもできるでしょう。会社によって呼び方や様式が変わりますが、基本は同じです。同じように、トラブルのときに作成する書類「始末書」と間違えないようにしましょう。