会社に入って数か月。徐々に仕事にも慣れてきたころかと思います。そんな中、「電話対応がうまくできない！」「電話のコール音が怖い！」と感じている人も多いのではないでしょうか。
元々人と電話で話す事が苦手な人もいますが、小学生のころから携帯電話に慣れ親しんできた世代。そこまで「電話が嫌い」という人は少ないはず。
そんなデジタルネイティブな世代にも関わらず、電話対応が苦手な理由としては「電話のビジネスマナーを知らない」か「電話のビジネスマナーに慣れていない」の二つに分かれます。
電話のビジネスマナーは、きちんと研修で教えてくれる会社がほとんどなので、やはり大きな理由は「電話のビジネスマナーに慣れていない」ということ。慣れていないうちに苦手意識を持ってしまい、電話を避けるようになってしまうので一向に慣れていかないのが現状です。
今回は、そんな人でもすぐに電話対応が得意になるコツをご紹介します。
名前を復唱する電話対応が苦手な人の中には「電話をかけてきた人の名前がうまく聞き取れるか不安」という人も多いかと思います。
たしかに、電波がよくなかったり、相手が早口だったり、聞きなれない社名や名前だとうまく聞き取れないことがあります。
しかし、名前を間違ってしまう事は一番失礼なこと。特に得意先だった場合はなおさらです。「だから電話に出たくないんだよ！」という声が聞こえてきそうですが、そんなときは相手の名前を「もう一度お伺い」すればよいのです。
例：「いつもお世話になっております。株式会社〇〇社の△△と申します」
「申し訳ございません、少々お電話が遠いようでして、もう一度御社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」
「株式会社〇〇の△△です」
「株式会社〇〇の△△様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」
このように、間違えるよりは「申し訳ない」という気持ちを持って、相手にもう一度聞く方が賢明。また、「声が遠い」「電波が悪い」と言えば、相手も最初よりはわかりやすく伝えてくれるはずですよ。
誰にかかってきたのかを判断名前を復唱したら、そのあとは相手から取り次いでほしい人の希望があると思います。