スマホで領収書の保管が可能になったスキャナ保存法の要件は？（松嶋洋）

前回も申し上げた通り、スキャナ保存については、平成２７年度税制改正で大きく緩和されましたが、平成２８年度税制改正においても、引き続き大きな規制緩和がなされています。その典型として、領収書などのスキャナ保存について、デジタルカメラやスマートフォン等による撮影も可能とされた改正があります。従来は、スキャナ装置について、原稿台と一体となったものに限定することとされていましたので、デジタルカメラやスマートフォンなど、持ち運び可能な装置は対象にならないとされていました。
しかし、今後はこれらでスキャンすることができますので、領収証を受領した者はスマホの写真機能を使って、いつでも、どこでも、電子化して社内のパソコン等に転送し経費精算をするなどといったことも可能となると言われています。

■タイムスタンプが必要になる

いつでもどこでも電子化できるとなると、改ざんが容易になりますから、契約書や領収書を受領した場合、その受領等をする者がその書類に署名を行った上で、特に速やか（３日以内）にタイムスタンプを付すことが、スキャナ保存の承認の要件とされます。

■適正事務処理要件も緩和される

スキャナ保存の要件緩和に対する規制の強化として、平成２７年度税制改正ではスキャナ保存を会社で適正に行うための措置として、適正事務処理要件が承認の要件とされていますが、小規模な会社では、その要件を満たすことが困難であるため、一部規制が緩和されることとされています。

この改正により、小規模企業者（常時使用する従業員数が5人以下（製造業等であれば20人以下）の小規模企業者）については、税理士に定期的なチェックを依頼するなどして、円滑に適正事務処理要件をクリアすることが可能になるなど、従来は大企業しか適用していなかったスキャナ保存について中小企業も適用しやすくなり、非常に利用しやすい制度になっています。