【年末調整】電子化された控除証明書のメリットや注意点を税理士が解説

令和２年分の年末調整より、年末調整の電子化がスタートします。これは平成３０年度改正を受けてのものです。同年度の改正においては、生命保険料控除の証明書など、一定の年末調整に係る書類について、電子情報で雇用主に提出することができることとされました。
従来、生命保険料控除などの証明書ははがきで保険会社から送付され、そのはがきを年末調整の書類に添付することで生命保険料控除などの適用を年末調整で受けていましたが、今後は保険会社などから電子データで証明書を受領し、その電子データを勤務先に提供することで年末調整において控除を受けられることとなります。

■具体的な流れ

具体的な流れについて、もう少し見ていきましょう。国税庁のホームページによると、従業業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領した後、国税庁のホームページから年末調整控除申告書作成用ソフトウェアをダウンロードする必要があります。

このソフトウェアは国税庁が年末調整のために無償で配布するソフトウェアで、年末調整書類の記載事項である住所・氏名等の項目を入力した上で、上記の控除証明書などの電子データをインポートすることで年末調整申告書の電子データが作成されるようです。

従業員は、この電子データを勤務先に提供することで年末調整手続きが完了するとともに、雇用主は提供された電子データを、自社の給与システム等にインポートして年末調整の計算を行うこととなります。

■電子化のメリット

このような手続きになると、煩雑な年末調整業務が多いにスリム化されますので、勤務先にとっても大きなメリットになります。もちろん、従業員にとっても大きなメリットになり、とりわけ年末調整時に問題になっていた、控除証明書の紛失のリスクがなくなることは大きいと言えます。

反面、電子化は一朝一夕にはできないでしょうから、早めの準備が必要になります。

■最も重要なのは届出書

とりわけ、最も重要なのは、年末調整の電子化には、あらかじめ税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」という申請書の提出が必要になることです。