忙しいときに話しかけてくる人に限って、話が長くてイライラすることはありませんか？ 「だから何!?」と言いたくなってしまいますよね。でも、知らない間に自分もやってしまっているかもしれません。そうならないために、テンパったときこそどんな風に説明すれば理解されやすいか、改めて確認しておきましょう。

■まずはここから→「短く話す」

話し下手な人に共通しているのが、話が長いということです。本人は、正確に伝えようという意識が高いため、時系列に沿って長々と話してしまうのです。しかし相手に理解してもらうためには、話は短く、一文も短くしたほうが、すぐに理解してもらえます。
短く話すということは、話す内容に優先順位を付けるということです。何のために相手に話をするのか、それを考えればおのずと決まってきます。例えば、いつもの業者さんに発注し忘れて、プリンターのインクが切れてしまったとします。上司に意見を聞きたい場合に、どちらの説明の方がわかりやすいでしょうか。

１.「私のミスで注文書を見積もりフォルダに入れたままにしてしまい、今日の納品でプリンターインクの納入がありませんでした。いつもの業者さんなら安く買えるのに、申し訳ありません。暫定的にどこから購入すれば良いでしょうか」

２.「プリンターインクに発注漏れがあり、緊急に他のところから買おうと思います。どこが良いでしょうか」

１は時間を追って話していますが、上司に聞きたいことがなかなか出てきません。2の方が、聞く側の気持ちに立ってみればわかりやすいですよね。謝罪やミスの原因は、対処とは別に究明すれば良いのです。このように短く伝えるように心がけることが大切です。

■結論を意識して話す

また、話し下手な人は細かいところから話してしまって、結論が話の最後に出てくることが多いです。小説ならそれで良いのですが、新聞記事では必ず結論を頭に持ってきます。なぜなら読む側、聞く側にとっては、結論を理解した上でその他の情報を受け取る準備をするからです。
上司への報告でも、顧客へのプレゼンにおいても同じことです。結論を意識して話すことで、聞く側は何が大切なのかわかります。ビジネスにおいては、プロセスよりも結果が大事なのです。プロセスを長々と話して結論が最後に来てしまい、「……以上のように、○○は不可能だという結論に達しました」と言われると、「じゃあ不可能だっていうことだけパパッと言えば済んだよ！」とイライラしてしまいます。

■付け加えはほんの少しにする

わかりやすい説明のためには、話全体としても短くしておくことが大切です。当事者にとっては全て大事なことかもしれませんが、聞く側にとっては結論が一番大事なのです。どうしても伝えたい補足説明があれば、最後に少しだけ付け加えるようにして、長くならないようにします。結論だけ話してしまって、聞いている人はわかるのだろうかと不安になるかもしれませんが、もし不安になったり興味が湧けば、後から補足説明を求められます。そのときに話せば良いのです。

話し下手な人には、丁寧な人が多いものです。「ちゃんと伝えなきゃ」と思うがゆえに、いらないことまで伝えてしまうのです。相手にとっては何が大切な情報なのか、取捨選択しながら短く話すようにつとめましょう。
（ファナティック）
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